Offre d’emploi : Agent administratif principal

• Aider le PDG et le chef de cabinet à diriger le conseil d’administration dans sa vision de l’avenir, à solliciter des commentaires sur les questions prioritaires et à formuler des recommandations qui seront analysées par le conseil d’administration.
• Aider le PDG et le chef de cabinet à définir des objectifs et à mettre en oeuvre des stratégies à long terme et à court terme afin que l’organisation puisse remplir sa mission tout en tenant compte de ses besoins et de ses ressources
• Participer aux réunions du conseil d’administration en tant que cadre supérieur et est présent sur divers comités du conseil, le cas échéant
• Entretenir des relations étroites et établir des collaborations productives avec les principaux donateurs, collègues et associés qui sont en mesure de faire progresser la mission de l’organisation
• Participer à l’établissement des plans stratégiques et opérationnels de l’organisation
• Représenter l’organisation au sein de plusieurs organismes et groupes de travail et consulter les hauts fonctionnaires des gouvernements fédéral et provinciaux à la recherche de solutions financières et administratives et d’un échange coopératif en matière d’informations concernant l’organisation
• Avec le secrétaire général, aider à ce que les travaux liés à la gouvernance du conseil et à la planification stratégique soient exécutés
• Assurer un rôle de direction et de surveillance de la haute direction en matière de finances, d’administration et de services généraux
• Aider à diriger les diverses équipes et à superviser les opérations dans un environnement hautement complexe qui évolue rapidement
• Procéder à l’analyse, l’évaluation, la planification, la création, la production et la prestation des services généraux afin de garantir l’efficacité de la fondation
• Établir et approuver tous les services, toutes les politiques et les procédures nécessaires au soutien et au contrôle des ressources administratives, financières et humaines, tout en assurant leur efficacité et en respectant l’environnement réglementaire d’une société d’État
• Élaborer la planification à long terme et le fonctionnement des activités des services généraux et en garde le contrôle conformément aux objectifs stratégiques, au mandat et aux directives du conseil d’administration
• Répertorier, obtenir, gérer et diriger les fonctions des services généraux et fixer les objectifs et les priorités de son personnel
• Soutenir la fondation en analysant les plans de travail et les prévisions financières périodiques liés à la gestion des plans et des activités de recrutement et de ressources financières
• Être membre des comités de sélection dans le processus de dotation en personnel pour les postes de direction
• Soutenir et mettre en oeuvre la vision de la structure organisationnelle du PDG
• Établir des stratégies et des plans pluriannuels en fonction des objectifs de l’organisation et en réponse aux directives du conseil d’administration et au mandat de la société
• Établir un cadre de présentation de rapports afin de donner à la direction et au conseil d’administration les bonnes informations concernant les finances et les ressources humaines, au moment opportun
• Élaborer des stratégies, selon les besoins, et soutenir la création de partenariats essentiels pour atteindre les principaux objectifs stratégiques

Diriger la planification, la création, la gestion et l’évaluation des services généraux par l’intermédiaire du personnel clé :

• Superviser l’élaboration du budget annuel de la Fondation pour approbation par le Conseil d’administration
• Aider le directeur général et le chef de cabinet dans l’élaboration du plan d’affaires annuel de la Fondation pour approbation par le Conseil d’administration
• Établir une communication efficace avec le ministère du Patrimoine canadien en matière de plans d’affaires/soumissions du Conseil d’administration
• Diriger la Fondation en matière de conformité et de réponses aux exigences de la législation fédérale sur la protection des renseignements personnels
• Superviser, avec le directeur des finances et de l’administration, les réponses de la Fondation à toute question parlementaire
• Diriger la Fondation en matière de conformité et de réponse à la législation sur l’accès aux informations et aux demandes concernant l’accès aux informations
• Diriger l’équipe des services généraux de la Fondation

Diriger, avec le conseiller en ressources humaines, la gestion des ressources humaines de la Fondation :

• Être le principal agent de liaison entre les syndicats et la direction
• Être chargé de la conformité de la Fondation au Code canadien du travail
• Être chargé de la conformité de la Fondation à la Loi sur les langues officielles
• Être chargé de la conformité de la Fondation à la Loi sur l’équité salariale
• Être chargé de la conformité de la Fondation à la Loi canadienne sur l’accessibilité
• Être chargé de la stratégie de la Fondation en matière de travail hybride
• Assurer une formation adéquate en matière de santé et de sécurité et de prévention de la violence sur le lieu de travail
• Assurer la direction du personnel dans la création d’un milieu de travail stimulant et motivant qui le pousse à contribuer au maximum à la réalisation des buts et des objectifs de l’organisation
• Répertorier, obtenir et gérer les ressources matérielles et les plans financiers
• Diriger une planification stratégique et opérationnelle et veille à atteindre les objectifs et les mesures du rendement du personnel

Diriger et superviser la gestion des ressources de la Fondation et les mécanismes de contrôle interne pour la bonne tenue des dossiers et la préservation des actifs :

• Contribuer à répertorier les principaux risques pour l’organisation et à élaborer des stratégies d’atténuation des risques
• Être en charge de tous les contrats de la Fondation
• Préparer ou analyser toutes les demandes de propositions et participe en tant que membre du comité de sélection, le cas échéant
• Aider l’équipe de direction à mettre en oeuvre son plan d’affaires en lui fournissant des conseils efficaces sur les outils d’approvisionnement et de livraison
• Superviser tous les aspects de l’infrastructure informatique de la Fondation pour s’assurer que les données sont protégées et que le personnel dispose d’outils et de systèmes informatiques fiables et efficaces
• Superviser les biens immobiliers (bail) de la Fondation pour s’assurer que les espaces physiques sont gérés efficacement et offrent le bon soutien aux équipes sur place
• Élaborer les politiques de la Fondation et s’assurer que les contrôles financiers appropriés et les vérifications sont en place et conformes aux politiques de la Fondation et à la législation pertinente
• Superviser un programme d’audit interne
• Superviser l’audit d’attestation annuel effectué par le Bureau de du vérificateur général
• S’assurer que les états financiers trimestriels et les états financiers de fin d’année sont complétés à temps et conformes aux normes comptables
• S’assurer que les rapports réglementaires tels que le rapport annuel, le rapport sur les langues officielles, le rapport sur le multiculturalisme et l’équité en matière d’emploi ont reçu des commentaires ou sont complétés à temps
• Entretenir un dialogue efficace constant avec tous les directeurs

• Études postsecondaires dans une discipline pertinente (p. ex., affaires, finances, administration).
  
  Diplôme d’études supérieures ou une combinaison équivalente d’études et de 10 à 15 ans d’expérience dans une organisation semblable ou similaire.
• Solide connaissance des régimes financiers et de reddition de comptes du gouvernement fédéral, avec une volonté d’apprendre et de s’adapter aux exigences particulières des sociétés d’État
• Vaste expérience en matière d’équité raciale, de discrimination et de diversité
• Expérience dans des postes de haute direction au sein d’une organisation complexe, et capacité démontrée à naviguer et à exceller dans des environnements dynamiques et stimulants
• Gestion au sein d’une institution complexe, syndiquée et multidisciplinaire
• Expérience de la négociation collective et connaissance des conventions collectives
• Gestion des activités d’une unité commerciale
• Gestion des ressources humaines hautement spécialisées, notamment en matière de respect de la rémunération, de la gestion du rendement et de l’équité salariale
• Expérience de gestion des ressources financières et de la préparation de rapports et de soumissions pour une grande organisation
• Planification, élaboration, mise en oeuvre et évaluation de projets opérationnels complexes
• Élaboration de politiques et planification stratégique
• Forte expertise de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
• Principes généraux de gestion, d’administration, de comptabilité, d’organisation à but non lucratif et d’expérience en matière de collecte de fonds
• Gestion des ressources financières et humaines
• Gestion des installations
• Opérations commerciales
• Le titulaire devra faire preuve d’une grande aptitude à réfléchir de manière stratégique et efficace
• Engagement manifeste envers la diversité et désir de contribuer à un environnement de travail et d’apprentissage inclusif