Appel d’offres : Consultant en conception de programmes pour la jeunesse

Description

La Fondation canadienne des relations raciales (FCRR) est à la recherche d’un ou d’une consultant·e pour soutenir le développement d’un programme annuel de 8 mois pour les jeunes qui travaillent sur la lutte contre le racisme. Les exigences de cette consultance sont décrites dans la section cahier de charges (« CDC »).

La FCRR soutient la diversité et encourage les promoteurs à s’identifier comme entreprise/individu avec des identités racialisées, le cas échéant.

Instructions

a) Le présent appel d’offres et tout accord ultérieur relatif à l’objet du présent appel d’offres seront régis par les lois de la province de l’Ontario.

b) Le présent appel d’offres n’est PAS une offre de conclure un accord avec une quelconque partie, mais plutôt une demande de recevoir des propositions, y compris des prix, de la part de personnes ou d’entreprises intéressées par la fourniture des produits et/ou des services décrits dans le présent document. Ces propositions seront traitées par la FCRR comme des offres de conclure un accord. La FCRR se réserve le droit de rejeter toute proposition, en tout ou en partie, et/ou d’entamer des négociations avec toute partie pour fournir ces produits et/ou services a la FCRR.

c) La FCRR se réserve le droit de réduire proportionnellement ses besoins comme indiqué dans le cahier des charges ci-joint et de sélectionner un ou plusieurs soumissionnaires privilégiés sur la base de ces besoins réduits.

d) La FCRR ne sera pas responsable et ne remboursera pas les coûts ou dépenses encourues pour la préparation, la soumission ou la présentation d’une réponse à cet appel d’offres.

e) La FCRR se réserve le droit, à tout moment de l’évaluation des propositions, de demander aux soumissionnaires de fournir des éclaircissements, des informations supplémentaires ou une présentation personnelle concernant leur proposition. Toutefois, le demandeur ne sera pas autorisé à modifier sa proposition une fois qu’elle aura été soumise.

f) L’obligation de la FCRR d’expliquer son choix final à un soumissionnaire se limite à la proposition de ce dernier. Afin de préserver la confidentialité des informations fournies par les soumissionnaires, la FCRR ne divulguera en aucun cas les détails des autres propositions, à l’exception du nom du fournisseur préféré sélectionné comme soumissionnaire retenu.

g) Toutes les questions des vendeurs potentiels concernant l’appel d’offres doivent être adressées à et seront traitées par :

Uswah Ahsan, gestionnaire de programme, uahsan@crrf-fcrr.ca

h) Toutes les demandes doivent être formulées par écrit pour recevoir une réponse. Une réponse écrite à toutes les questions sera envoyée à tous les participants. Les questions reçues après le 31 juillet à 14 heures (heure de l’Est) ne seront pas acceptées et ne recevront pas de réponse.

i) Les informations fournies verbalement n’engagent pas la FCRR. Le soumissionnaire doit obtenir une confirmation écrite de la FCRR pour tout changement ou modification concernant le présent appel d’offres.

j) La FCRR se réserve le droit de vérifier toutes les informations fournies par un soumissionnaire en prenant directement contact avec ses anciens clients, ses associés et son personnel. Le promoteur doit accepter de fournir et de divulguer les autorisations nécessaires pour vérifier son expérience antérieure. Les déclarations erronées concernant l’expérience et l’étendue de l’expérience antérieure peuvent constituer un motif de disqualification d’un soumissionnaire.

k) La FCRR se réserve le droit de disqualifier tout soumissionnaire dont la réponse à l’appel d’offres indique que la manière dont le soumissionnaire fournit les services peut nuire aux relations commerciales existantes de la FCRR.

l) La FCRR peut à tout moment annuler cet appel d’offres, en tout ou en partie, sans frais ni pénalité pour la FCRR. Aucun motif d’annulation n’est nécessaire.

m) La divulgation des informations reçues relatives à l’émission d’appels d’offres ou à l’attribution de contrats est effectuée par les responsables compétents de la Fondation canadienne des relations raciales conformément aux dispositions de la loi sur l’accès à l’information et de la loi sur la protection de la vie privée.

n) Le soumissionnaire retenu sera tenu de conclure un contrat officiel avec la FCRR sur la base des présentes instructions et de tous les autres documents contractuels décrits dans le présent document.

o) Bien qu’il s’agisse d’un facteur important, le contrat ne sera pas automatiquement attribué à la proposition la moins chère. La sélection d’un soumissionnaire privilégié sera basée sur une évaluation de TOUTES les exigences de la proposition et NON sur un seul facteur.

p) La FCRR se réserve le droit de demander une réunion virtuelle avec un promoteur présélectionné pour l’évaluation de l’alignement.

q) Le soumissionnaire retenu peut se voir attribuer des travaux supplémentaires.

r) La FCRR se réserve le droit de plafonner le nombre total d’heures de travail pendant la durée de la consultance.

À propos de la FCRR et de l’environnement économique

La Fondation canadienne des relations raciales (FCRR) est une société d’État qui rend compte au Parlement par l’intermédiaire du ministre du Patrimoine. Elle a été créée en 1996 pour réaffirmer les principes de justice et d’égalité pour tous au Canada. Le mandat de la Fondation est de faciliter partout au Canada le développement, le partage et l’application des connaissances et de l’expertise pour contribuer à l’élimination du racisme et de toutes les formes de discrimination raciale dans la société canadienne.

Notre mission : La Fondation canadienne des relations raciales s’engage à construire un cadre national pour la lutte contre le racisme dans la société canadienne. Nous y parviendrons grâce au partage des connaissances et au soutien de la communauté dans la recherche de l’équité, de la justice sociale et du changement systémique.

Notre travail : La FCRR est une ressource précieuse et un leader reconnu pour soutenir ou diriger les efforts et les initiatives dans le développement, le partage et l’application des connaissances et de l’expertise pour contribuer à l’élimination du racisme et de toutes les formes de discrimination raciale dans la société canadienne :
1. Entreprendre des recherches, collecter des données et développer un répertoire national d’informations afin de mieux comprendre la nature du racisme et de la discrimination raciale et d’aider les entreprises, les syndicats, les organisations bénévoles, communautaires et autres, ainsi que les institutions publiques, les gouvernements, les chercheurs et le public à éliminer le racisme et la discrimination raciale.
2. Servir de centre d’information, fournir des renseignements sur les ressources en matière de relations interraciales et établir des liens avec des institutions et des bibliothèques publiques, privées et éducatives ; faciliter la consultation et l’échange d’informations concernant les politiques, les programmes et la recherche en matière de relations interraciales.
3. Collaborer avec les entreprises, les syndicats, les organisations bénévoles, communautaires et autres, ainsi qu’avec les institutions publiques et tous les niveaux de gouvernement, pour mettre en place et soutenir des programmes et des activités ; et soutenir et promouvoir l’élaboration de politiques et de programmes efficaces pour l’élimination du racisme et de la discrimination raciale.
4. La FCRR finance des organisations communautaires qui mettent en œuvre des programmes et des activités de lutte contre le racisme dans tout le pays.
5. Le siège de la FCRR se trouve à Toronto, et son personnel est présent à Calgary, Ottawa, Montréal, Vancouver et Halifax.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la FCRR en visitant notre site web à l’adresse suivante : www.crrf-fcrr.ca.

Dates cibles de l’appel d’offres

Le calendrier suivant résume les principaux événements prévus dans le cadre de la procédure d’appel d’offres. Les dates peuvent être modifiées par la FCRR à sa seule discrétion et ne deviennent pas des conditions de tout contrat que peuvent saisir la FCRR et le soumissionnaire sélectionné.

Date d’émission de l’appel d’offres : 17 juillet 2023
Date limite pour les demandes de renseignements : 31 juillet 2023, 14h00 HNE
Date de clôture de l’appel d’offres : 4 août 2023, 14h00 HNE
Réunions avec les promoteurs présélectionnés : Du 14 au 18 août 2023
Le soumissionnaire retenu est notifié : 31 août 2023

Énoncé des travaux

Cette section vise à fournir aux soumissionnaires les informations nécessaires à l’élaboration de propositions compétitives. Le cahier de charges (« CDC ») est une description générale des tâches à accomplir, des résultats à atteindre ou des biens à fournir.

Aperçu
L’objectif de cette consultance est de soutenir la FCRR dans le développement d’un programme pour les jeunes leaders afin de renforcer les capacités et la collaboration dans le travail de lutte contre le racisme. Le département des programmes et de la sensibilisation a déjà lancé une version pilote de ce programme et souhaite maintenant le structurer comme un programme récurrent de la FCRR.

Produits à livrer
Le département des programmes et de la sensibilisation a besoin des résultats suivants en collaboration avec son équipe :

Structure du programme et calendrier de haut niveau
Déroulement du programme et étapes de haut niveau
Processus de recrutement des jeunes participants et calendrier
Matériel d’accueil pour les jeunes participants au début de chaque cohorte
Stratégie pour établir des relations au sein de la cohorte des jeunes et avec les cohortes d’anciens élèves
Stratégie de recherche de mentors, d’intervenants et d’autres acteurs clés pour le programme
Évaluation du programme

Calendrier du projet
La FCRR souhaite commencer les travaux le 4 septembre 2023 et les achever le 23 février 2023.

Buts et objectifs clés
La FCRR vise à mettre en place un programme annuel significatif et durable pour les jeunes qui mènent des actions de lutte contre le racisme et qui cherchent à renforcer leurs capacités et leur réseau.

Objectifs:

Élaborer un programme complet et approfondi qui tienne compte des besoins des jeunes et de l’environnement actuel de la lutte contre le racisme.
Créer des outils pour assurer la durabilité du programme et la gestion des risques
Apporter un soutien reconnaissable aux jeunes leaders de la lutte contre le racisme grâce à ce programme

Étendue des travaux

Historique de la mise à disposition des ressources
Le département des programmes et de la sensibilisation fournira au consultant engagé des documents essentiels issus de la phase pilote du programme pour les jeunes, qu’il pourra utiliser comme référence pour la réalisation de ses travaux. Ces matériaux comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants

Rapport de la phase de consultation du projet.
Rapport d’évaluation de l’événement pilote
Résultats de l’enquête de retour d’information sur l’événement pilote

Langue
Le soumissionnaire peut rédiger sa proposition en anglais ou en français. Toutefois, la langue de travail du département est l’anglais.

Lignes directrices pour les propositions
La proposition doit être organisée en deux (2) volets.

Lettre d’accompagnement
Le promoteur est tenu de soumettre une lettre d’accompagnement de 2 pages maximum comprenant les éléments suivants :

Le titre de l’appel d’offres : « Youth Lab Program Design Consultant RFP » en anglais ou « Consultant pour la conception du programme le laboratoire de la jeunesse » en français.
La personne de contact principale pour cet appel d’offres : son nom, son courriel et, le cas échéant, son numéro de téléphone.
Une déclaration confirmant la validité de la proposition
Une déclaration confirmant que le soumissionnaire n’a pas de conflit d’intérêt, réel ou apparent, avec le présent appel d’offres.
Explication de l’expérience et de l’impact du promoteur en matière de développement de programmes pour la jeunesse
Explication de l’expérience du promoteur en matière de lutte contre le racisme, d’équité et d’inclusion
Deux références de clients actuels ou passés
Le cas échéant, indiquer volontairement si le promoteur s’identifie comme ayant des identités racialisées. Veuillez noter que si le promoteur représente une entreprise, l’indication volontaire doit préciser si une majorité des membres de cette entreprise ont des identités racialisées.
La lettre signée par la (les) personne(s) dûment autorisée(s) à signer au nom du promoteur et à l’engager sur les déclarations faites en réponse à l’appel d’offres.

Plan de travail et processus
Le promoteur est tenu de présenter un plan de travail prévisionnel ne dépassant pas quatre (4) pages. Cette proposition doit comprendre:

Un résumé de la compréhension du projet par le promoteur ;
Le processus ou l’approche prévus par le soumissionnaire pour la réalisation des éléments livrables énoncés dans l’énoncé des travaux.
Une liste des logiciels, des matériaux et des autres coûts que le promoteur s’attend à ce que la FCRR doive encourir pour réaliser les prestations
Un calendrier approximatif des travaux à effectuer entre août 2023 et février 2024, y compris une estimation du nombre total d’heures de travail.

Honoraires des consultants
Le soumissionnaire retenu se verra attribuer le contrat de consultance et sera rémunéré à hauteur de 150 dollars de l’heure. La FCRR peut, à sa discrétion, plafonner le nombre total d’heures travaillées.

Soumission de propositions
Les soumissionnaires doivent présenter leur proposition par courrier électronique, au format PDF, à Uswah Ahsan à l’adresse uahsan@crrf-fcrr.ca. La ligne Objet doit mentionner « Youth Lab Program Design Consultant RFP ».