Règlements

Gouvernance du conseil

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 1
Gouvernance du conseil

Interprétation
Dans le présent règlement et dans tous les autres règlements de la Fondation canadienne des relations raciales, le singulier comprend le pluriel, et vice versa; le masculin comprend le féminin, et vice versa; à moins que le contexte ne le précise ou ne l’exige autrement :

Loi désigne la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales;

Conseil désigne le conseil d’administration de la Fondation canadienne des relations raciales;

Règlements désigne les règlements de la Fondation canadienne des relations raciales, tels qu’ils sont modifiés de temps à autre;

Président désigne le président du conseil d’administration;

Administrateur désigne un membre du conseil d’administration;

Directeur général désigne le directeur général de la Fondation;

Fondation désigne la Fondation canadienne des relations raciales;

Ministre désigne le membre du Conseil privé du Roi pour le Canada désigné comme ministre aux fins de la Loi sur le multiculturalisme canadien;

Une personne comprend les individus, les personnes morales, les partenariats, les syndicats, les fiducies, les entreprises individuelles, les organismes non constituées en société et tout nombre ou ensemble de personnes représentant un intérêt commun.
Siège principal
Le siège de la Fondation est situé dans la Cité de Toronto, en Ontario, et à l’endroit que les administrateurs peuvent déterminer de temps à autre par voie de résolution.
Sceau
Le sceau de la société, dont l’utilisation est approuvée par le conseil, est le sceau de la Fondation.
Administrateurs
(1) Les administrateurs sont des personnes d’au moins dix-huit ans et doivent posséder des connaissances ou une expérience susceptibles d’aider la Fondation à atteindre son objectif.

(2) Un administrateur qui souhaite démissionner doit le notifier par écrit au conseil d’administration. La démission prend effet à la réception de la notification par le conseil ou à la date spécifiée dans la notification, la date retenue étant la plus tardive.
Réunions du Conseil d’administration et quorum
(1) Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an.

(2) (a) Sauf dispositions légales contraires, le conseil d’administration se réunit aux dates et lieux que le président détermine ou par tout autre moyen que le président peut déterminer.

(b) Une réunion du conseil d’administration tenue par téléconférence ou par d’autres moyens électroniques doit être conduite de manière à permettre aux administrateurs de communiquer entre eux de manière adéquate.

(c) Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an, sauf en cas de circonstances imprévues.

(3) Le quorum d’une réunion du conseil d’administration est constitué par la majorité des administrateurs en fonction.

(4) Une réunion du conseil peut être convoquée par le président, ou par le vice-président, en cas d’absence ou d’empêchement du président.

(5)(a) Aucun avis formel de réunion du conseil n’est nécessaire si tous les administrateurs sont présents ou si les absents ont signifié leur consentement à ce que la réunion se tienne en leur absence.

(b) Un avis de convocation à une réunion du conseil d’administration peut être envoyé par courrier électronique, remis en mains propres ou communiqué par téléphone à chaque administrateur au moins sept jours avant la tenue de la réunion, ou envoyé par courrier postal à chaque administrateur au moins dix jours avant la tenue de la réunion.

(c) La déclaration du président ou du vice-président, ou de leur représentant, indiquant qu’un avis a été donné conformément au présent règlement constitue une preuve suffisante et concluante de l’envoi de cet avis.

(d) Aucune erreur ou omission dans un avis de convocation à une réunion du conseil d’administration ne peut invalider la réunion, ou rendre nulles les mesures prises ou adoptées lors de cette réunion, et tout administrateur peut en tout temps renoncer à être informé au préalable de la tenue d’une réunion, et peut ratifier et approuver l’une ou l’autre ou la totalité des mesures prises ou adoptées lors de cette réunion.

(6)(a) (i) Les questions soulevées lors d’une réunion du conseil d’administration sont tranchées à la majorité des voix.

(ii) En cas d’égalité des voix, le président ou, en son absence, le président de la réunion, a voix prépondérante.

(b) Lors d’une réunion du conseil d’administration, tous les votes se font par scrutin si un administrateur présent le demande, mais dans le cas contraire, le vote se fait par assentiment ou dissentiment.

(c) Une déclaration du président, ou en son absence, du président de la réunion, indiquant qu’une résolution a été adoptée et une inscription à cet effet dans le procès-verbal constituent une preuve prima facie de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes enregistrés en faveur ou contre cette résolution.

(d) Aucune résolution ne peut être approuvée lors d’une réunion où le quorum n’est pas atteint.

(e) En l’absence du président, ses fonctions peuvent être exercées par le vice-président ou tout autre administrateur que le conseil d’administration peut nommer à cet effet.

(f) Le conseil d’administration peut prendre une décision ou approuver une résolution par courrier électronique ou par d’autres moyens électroniques, à condition que tous les administrateurs en fonction soient informés de l’affaire en question et qu’une majorité des administrateurs vote en faveur de la décision ou de la résolution.
Pouvoirs
(1) Les activités de la Fondation sont gérées par le conseil d’administration.

(2) Le conseil d’administration peut gérer les affaires de la Fondation en toutes choses et conclure ou faire conclure pour la Fondation, en son nom, tout type de contrat que la Fondation peut légalement conclure et, sous réserve des dispositions ci-après, il peut, de manière générale, exercer tous les autres pouvoirs et adopter toutes les autres mesures que la Fondation est autorisée à exercer ou à adopter en vertu de la loi.

(3) Sans limiter la généralité de ce qui précède, les administrateurs sont expressément habilités à acheter, prendre à bail ou autrement acquérir, aliéner, vendre, échanger ou autrement disposer d’actions, de droits, de bons de souscription, d’options, d’obligations, de titres obligataires et d’autres titres, de terrains, de bâtiments et/ou d’autres biens mobiliers ou immobiliers, réels ou personnels, ou de tout droit ou intérêt détenu par la Fondation, pour la contrepartie et aux conditions qu’ils jugent souhaitables.
Dirigeants de la Fondation
1) Les dirigeants de la Fondation sont le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire du conseil, le directeur général et tout autre dirigeant élu ou nommé par le conseil.

(2)(a) Le directeur général est nommé par le gouverneur en conseil sur recommandation du ministre, pour un mandat n’excédant pas cinq ans.

(b) Conformément à l’article 9 de la loi, le ministre consulte le conseil d’administration avant de formuler toute recommandation concernant la nomination du directeur général, à l’exception du premier directeur général.
Fonctions du président et du vice-président
(1) Le président préside toutes les réunions du conseil lorsqu’il est présent.

(2) En cas d’absence ou d’empêchement du président ou de vacance de son poste, ses fonctions et pouvoirs peuvent être exercés par le vice-président et, en cas d’absence ou d’empêchement du vice-président, le conseil peut alors nommer un administrateur pour exercer les fonctions et pouvoirs du président.
Fonctions du directeur général
1) Le directeur général est le principal dirigeant de la Fondation. Il supervise et dirige le travail et le personnel de la Fondation et peut embaucher les responsables, les employés et les représentants nécessaires à la bonne conduite du travail de la Fondation.

(2) Le directeur général est membre de droit du conseil d’administration, mais n’a pas le droit de vote.
Fonctions des autres dirigeants
(1) Les fonctions de tous les autres dirigeants de la Fondation sont définies dans les conditions de leur contrat, selon les exigences du conseil d’administration.

(2) Le conseil d’administration peut exiger des dirigeants, employés et représentants de la Fondation qu’ils fournissent une garantie pour l’exercice fidèle de leurs fonctions, sous la forme et avec la garantie que le conseil d’administration peut prescrire de temps à autre.
Indemnisation des administrateurs et des dirigeants
(1) La Fondation peut indemniser un administrateur ou un dirigeant actuel ou antérieur de la Fondation ou toute autre personne qui agit ou a agi à sa demande en tant qu’administrateur ou dirigeant d’une autre société dont la Fondation est ou était actionnaire ou créancière, ainsi que les héritiers et les représentants légaux de cette personne, de tous les coûts, charges et dépenses, y compris tout montant payé en règlement d’une poursuite ou pour satisfaire un jugement, raisonnablement encourus par la personne dans le cadre de toute action ou procédure civile, pénale ou administrative à laquelle la personne est partie en raison du fait qu’elle est ou a été un tel administrateur ou dirigeant, si :

(a) la personne a agi honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt de la Fondation ou de l’autre société; et si,

(b) dans le cas d’une action pénale ou administrative assortie d’une sanction pécuniaire, la personne avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.

(2) La Fondation peut souscrire et maintenir une assurance au profit d’un administrateur ou d’un dirigeant, ainsi que de ses héritiers et représentants légaux, contre tout coût, charge et dépense de responsabilité encourus par l’administrateur ou le dirigeant tel que décrit à l’article (1) du présent règlement.
Divulgation d’un intérêt dans un contrat
(1) Un administrateur ou un dirigeant qui :

(a) est partie à un contrat important ou à une proposition de contrat important avec la Fondation, ou

(b) est administrateur ou dirigeant d’une personne qui est partie à un contrat important ou à une proposition de contrat important avec la Fondation, ou a un intérêt important dans une telle personne, doit divulguer par écrit à la Fondation la nature et l’étendue de son intérêt.

(2)(a) Un administrateur qui est partie à une proposition de contrat ou d’arrangement avec la Fondation, ou qui est administrateur ou dirigeant d’une telle proposition, ou qui a un intérêt important dans celle-ci, doit divulguer la nature et l’étendue de son intérêt lors de la réunion du conseil au cours de laquelle le contrat ou l’arrangement est pris en considération pour la première fois, ou, si l’administrateur n’est pas, à la date de cette réunion, intéressé par le contrat ou l’accord proposé, lors de la prochaine réunion du conseil d’administration tenue après que l’administrateur est devenu intéressé, et dans le cas où l’administrateur devienne intéressé par un contrat après qu’il a été conclu, l’administrateur doit divulguer son intérêt lors de la première réunion du conseil d’administration tenue après qu’il est devenu intéressé.

(b) Un administrateur n’a pas le droit de voter sur un projet de contrat ou d’accord dans lequel il a un intérêt et il doit se récuser dans toute discussion du conseil concernant le contrat ou le projet de contrat en question.
Comités
(1)(a) En vertu de l’article 12 de la loi, le conseil d’administration peut nommer

(i) un comité exécutif composé de membres du conseil d’administration;
(ii) des comités consultatifs et autres, composés, en tout ou en partie, d’administrateurs et de personnes qui ne sont pas des administrateurs; et
(iii) conformément à la composition et aux conditions fixées par le conseil d’administration.

(b) En vertu de l’article 16 de la loi, le conseil d’administration peut adopter des règlements concernant

(i) la constitution des comités nommés en vertu de l’article 12 de la loi, leur rôle et leurs fonctions, ainsi que les frais éventuels à verser aux membres de ces comités qui ne sont pas des administrateurs; et
(ii) la procédure à suivre lors des réunions du conseil d’administration et de ses comités.

(2) Le comité exécutif peut inviter les dirigeants, les administrateurs, les employés de la Fondation et toute autre personne qu’il juge nécessaires à assister aux réunions du comité exécutif.

(3) Le directeur général assiste à toutes les réunions du comité exécutif, sauf avis contraire du président dudit comité.

(4) Le président de chaque comité est nommé par le président de la Fondation parmi les administrateurs, sauf disposition contraire d’un règlement du conseil concernant des comités spécifiques.

(5) Tous les comités rendent compte au conseil par l’intermédiaire de leurs présidents respectifs.

(6) Les réunions des comités se tiennent aux dates et lieux déterminés par les présidents des comités respectifs, en consultation avec le directeur général.

(7) Le président de la Fondation est membre de droit de tous les comités. En cas d’égalité des voix lors d’une réunion d’un comité, le vote du président de la Fondation est prépondérant.
Signature des documents
(1) Les actes, transferts, licences, cessions, contrats, engagements, obligations et autres instruments nécessitant une signature de la Fondation peuvent être signés par deux (2) personnes qui peuvent être le président, le vice-président, le directeur général ou toute autre personne autorisée par le conseil.

(2) Toute personne autorisée à signer un document peut y apposer le sceau de la société, le cas échéant, et tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un instrument, d’une résolution, d’un règlement ou d’un autre document de la société en est une copie conforme.

(3) Les contrats conclus dans le cours normal des opérations de la Fondation peuvent être conclus au nom de la Fondation par le président, le vice-président, le directeur général ou par toute autre personne autorisée par le conseil à cette fin.

(4) Le président, le vice-président, le directeur général ou toute personne autorisée à cette fin par le conseil d’administration peut transférer de temps à autre toutes les actions, obligations ou autres titres, au nom de la Fondation, à titre individuel ou autre, ou en tant que fiduciaire ou autre, et peut accepter au nom et pour le compte de la Fondation, les transferts d’actions, d’obligations ou d’autres titres transférés de temps à autre à la Fondation, et peut apposer le sceau de la société sur ces transferts ou acceptations de transferts, et peut exécuter et livrer sous le sceau de la société tous les instruments écrits nécessaires ou appropriés à ces fins, y compris la nomination d’un ou de plusieurs avocats pour exécuter ou accepter des transferts d’actions, d’obligations ou d’autres titres sur les livres d’une société ou d’une personne morale quelconque.

(5) Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les statuts de la Fondation, le conseil d’administration peut à tout moment, par résolution, prescrire la manière dont tout instrument, contrat ou obligation de la Fondation peut ou doit être exécuté, et décider de la ou des personnes par lesquelles il doit être exécuté.
Loi sur les langues officielles
En tant que société d’État fédérale, la Fondation est soumise aux dispositions de la Loi sur les langues officielles et doit élaborer des politiques pour mettre en œuvre cette obligation.
Livres et registres
Les administrateurs supervisent tous les livres et registres de la Fondation requis par les statuts de la Fondation ou par toute loi applicable et le directeur général veille à ce qu’ils soient régulièrement et correctement tenus.
Vérificateurs
(1) Les vérificateurs de la Fondation proviennent du Bureau du vérificateur général du Canada.

(2) Les livres et registres ainsi que les transactions financières de la Fondation font l’objet d’une vérification annuelle par les vérificateurs et un rapport de vérification est présenté au conseil.
Exercice financier
L’exercice financier ou la période comptable de la Fondation est la période commençant le 1er avril d’une année et se terminant le 31 mars de l’année suivante.
Paiements et chèques
(1) Tous les chèques, lettres de change ou autres ordres de paiement, billets ou autres titres de créance émis au nom de la Fondation sont signés par les fonctionnaires ou représentants autorisés de la Fondation et de la manière déterminée de temps à autre par une résolution du conseil d’administration.

(2) Chacun des dirigeants ou représentants ainsi autorisés par le conseil peut :

(a) endosser les billets et les traites à encaisser pour le compte de la Fondation par l’intermédiaire de ses banquiers, et endosser les billets et les chèques à déposer auprès des banquiers de la Fondation au crédit de la Fondation, ou les endosser « pour encaissement » ou « pour dépôt » auprès des banquiers de la Fondation en utilisant un timbre ou un dispositif mécanique ou électronique à cet effet, tel que le conseil peut l’autoriser;(b) régler, balancer et certifier tous les livres et comptes entre la Fondation et les banquiers de la Fondation et peut recevoir tous les chèques encaissés et toutes les pièces justificatives; et
(c) signer tous les formulaires de règlement de soldes et de quittances ou bordereaux de vérification de la banque.
Dépôt de titres en vue de leur conservation
(1) Les titres de la Fondation sont déposés ou conservés dans des coffres-forts d’un ou de plusieurs banquiers, d’une ou de plusieurs sociétés fiduciaires ou autres institutions financières choisis par le conseil d’administration.

(2) Tous les titres déposés conformément à l’article (1) ne peuvent être retirés que sur ordre écrit de la Fondation signé par les dirigeants ou représentants autorisés de la Fondation et de la manière déterminée par résolution du conseil d’administration, cette autorisation pouvant être générale ou limitée à des cas spécifiques.
Rapports
Dans les quatre mois suivant la fin de chaque exercice financier de la Fondation, le président soumet au ministre un rapport sur les activités de la Fondation au cours de cet exercice, y compris les états financiers de la Fondation et le rapport du commissaire aux comptes y afférent.
Avis
(1) Lorsqu’un avis est requis en vertu d’une disposition du règlement intérieur de la Fondation, il peut être donné en personne, communiqué par téléphone ou par voie électronique, ou déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique, dans une enveloppe scellée et affranchie, adressée à l’administrateur, au dirigeant ou au membre à son adresse telle qu’elle apparaît dans les livres de la Fondation.

(2) Un avis ou autre document envoyé par la poste est considéré comme signifié au moment où il a été déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique.

(3) Aux seules fins de signification d’un avis, l’adresse d’un membre, d’un administrateur ou d’un dirigeant est sa dernière adresse telle qu’inscrite dans les registres de la Fondation.

(4) Tout dirigeant ou administrateur peut à tout moment renoncer à tout avis devant être donné en vertu des statuts de la Fondation.
Abrogation et modification
Les dispositions du présent règlement qui ne sont pas incorporées dans la loi peuvent être abrogées ou modifiées par une résolution approuvée par la majorité des administrateurs lors d’une réunion du conseil, et aucun avis d’abrogation ou de modification n’est requis.

Lignes directrices concernant les conflits d’intérêts

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 2
Lignes directrices concernant les conflits d’intérêts

PERSONNES POUR QUI LE RÈGLEMENT S’APPLIQUE : ADMINISTRATEURS ET MEMBRES DE TOUT COMITÉ DÛMENT CONSTITUÉ ET DE TOUT COMITÉ CONSULTATIF DE LA FONDATION CANADIENNE DES RELATIONS RACIALES

AVANT-PROPOS : Ces lignes directrices se basent sur les principes énoncés dans la Loi sur les conflits d’intérêts et sont administrées exclusivement par la Fondation canadienne des relations raciales. Le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique est chargé de fournir des conseils et une orientation en ce qui a trait à la Loi sur les conflits d’intérêts.

Principes
Outre la Loi sur les conflits d’intérêts, tous les membres du conseil d’administration, y compris le président, et tous les membres des comités et des comités consultatifs dûment constitués sont soumis aux principes énoncés ci-dessous :

(1) Normes éthiques
Les membres agiront avec honnêteté et respecteront les normes éthiques les plus élevées afin de préserver la confiance du public et de renforcer l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité de la Fondation.

(2) Examen public
Les membres exerceront leurs fonctions officielles et organiseront leurs affaires privées de manière à résister à l’examen public le plus minutieux, une obligation dont ils ne peuvent s’acquitter entièrement en se contentant d’agir dans le respect de la loi.

(3) Prise de décision
Dans l’exercice de leurs fonctions officielles et de leurs responsabilités, les membres prendront des décisions dans l’intérêt public tout en considérant le bien-fondé de chaque cas.

(4) Intérêts privés
Les membres n’auront pas d’intérêts privés, autres que ceux autorisés par le code régissant les conflits d’intérêts, qui seraient particulièrement ou considérablement affectés par les actions de la Fondation auxquelles ils participent.

(5) Intérêt public
Lors de leur nomination et par la suite, les membres organiseront leurs affaires privées de manière à éviter tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent. Toutefois, si un conflit survenait entre les intérêts privés d’un membre et ses fonctions et responsabilités officielles, il devrait être résolu en faveur de l’intérêt public.

(6) Cadeaux et avantages
Les membres ne solliciteront ni n’accepteront de transferts d’avantages économiques, autres que des cadeaux fortuits, l’hospitalité habituelle ou d’autres avantages de valeur nominale, à moins que le transfert ne résulte d’un contrat exécutoire ou d’un droit de propriété du membre.

(7) Traitement préférentiel
Les membres ne sortiront pas de leur rôle officiel sans le but d’aider des entités ou des personnes privées dans leurs relations avec la Fondation, si cela peut entraîner un traitement préférentiel pour une personne quelconque.

(8) Informations privilégiées
Les membres ne tireront pas sciemment profit ni ne profiteront d’informations obtenues dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités officielles et qui, de manière générale, ne sont pas accessibles au public.

(9) Propriété de la Fondation
Les membres n’utiliseront pas, directement ou indirectement, ni ne permettront l’utilisation des biens de la Fondation, quels qu’ils soient, y compris les biens loués par la Fondation, pour des activités autres que celles officiellement approuvées.

(10) Après-mandat
Les membres n’agiront pas, après avoir quitté leurs fonctions publiques, de manière à tirer un avantage indu de leurs fonctions antérieures.

(11) Emploi rémunéré
Les administrateurs actuels du conseil d’administration et les membres des comités constitués et des comités consultatifs de la Fondation ne peuvent postuler au poste de directeur général ou à d’autres postes de la Fondation sans avoir préalablement démissionné du conseil d’administration et des comités.
Application
Dans l’application du présent règlement, il faut reconnaître que les membres ont été nommés en raison de leur implication professionnelle dans des activités étroitement liées au mandat de la Fondation.

A) Rapport confidentiel

Dès que possible après leur nomination, tous les membres doivent présenter par écrit au secrétaire général un rapport confidentiel exposant tout intérêt privé qui, selon eux, pourrait les placer dans une situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent. Les rapports doivent inclure tous les intérêts d’entreprise dont les membres considèrent qu’ils pourraient les placer dans une situation de conflit.

Les membres doivent mettre à jour leurs rapports confidentiels chaque fois que des changements à leur situation le justifient et réviser ces rapports chaque année.

Conformément à l’obligation des membres du conseil d’administration et des comités de divulguer les conflits d’intérêts, tout membre du conseil d’administration ou d’un comité qui reçoit une rémunération, directement ou indirectement, du ministre chargé de rendre compte des affaires de la Fondation doit divulguer ce conflit au conseil d’administration pour qu’il l’examine. Le Conseil d’administration examinera au cas par cas la ligne de conduite à adopter dans de telles circonstances.

Le président doit également demander l’avis du commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique concernant les règles de la Loi sur les conflits d’intérêts qui s’appliquent à sa situation.

Définitions : Les intérêts privés d’un membre comprennent, sans s’y limiter, les actifs, les revenus et les passifs, ainsi que les activités autres que le travail pour la Fondation et l’emploi régulier. Les intérêts commerciaux d’un membre sont basés sur les activités et les objectifs de la société, de l’association ou de tout autre type d’entité dans laquelle le membre est employé, y compris toute organisation qui lui est étroitement liée, telle que des filiales.

B) Rôle du secrétaire

Le président ou le directeur général, ou tout autre membre du conseil d’administration ou toute personne qualifiée désignée par eux pour exercer ces fonctions, est chargé de conseiller les membres sur les mesures appropriées à prendre pour résoudre les situations où un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent peut survenir en ce qui concerne leurs intérêts privés et ceux de leur entreprise. Le commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique peut être consulté si nécessaire.

Le président ou le directeur général, ou tout autre membre du conseil d’administration ou toute personne qualifiée désignée par eux pour exercer ces fonctions, collaborera avec le président pour organiser les réunions et communiquer les informations afin d’éviter les situations conflictuelles.

C) Mesures de mise en œuvre

Prise de décision

Lorsque le conseil d’administration ou un comité constitué prend des décisions susceptibles de favoriser les intérêts privés d’un membre (autres que ceux d’une large catégorie de personnes), ce dernier doit se retirer complètement des délibérations.

La même règle s’applique lorsque le conseil d’administration ou un comité constitué envisage de prendre des décisions qui pourraient bénéficier directement aux intérêts de l’entreprise du membre.

Toutefois, lorsque le conseil d’administration ou un comité constitué prend des décisions qui pourraient apporter un certain avantage aux intérêts de l’entreprise d’un membre, mais que des questions sectorielles générales sont également en jeu, le membre peut déclarer son intérêt aux autres participants, contribuer à la discussion, mais se retirer de la prise de décision finale et du vote.

Propositions

Les propositions reçues par la Fondation de la part d’organismes identifiés par un membre du conseil d’administration ou d’un comité constitué sont acceptables; toutefois, les membres ne doivent pas être personnellement impliqués dans l’élaboration ou le soutien de propositions émanant de leurs organismes.

D) Documentation supplémentaire

Les membres doivent, dès que possible après leur nomination, certifier au secrétaire du conseil d’administration qu’ils acceptent de se conformer aux dispositions des présentes lignes directrices comme condition d’exercice de leur fonction.

Lors des réunions, les déclarations d’intérêts privés ou d’entreprises, de même que les retraits ultérieurs seront consignés dans les procès-verbaux des réunions.

Approuvé par la résolution 2.3 du conseil d’administration le 18 avril 1997.
Modifiée par la résolution 2.17 du conseil d’administration du 19 avril 1997.
Modifiée par la résolution 37.13 du conseil d’administration du 4 mai 2008
Modifiée par les résolutions 61.10 et 61.11 du conseil d’administration le 20 septembre 2015.

Annexe au règlement no. 2

RÈGLES

Tous les membres du conseil d’administration, y compris le président, et tous les membres des comités et des comités consultatifs dûment constitués sont soumis aux règles énoncées dans les parties 1 et 2 ainsi qu’aux règles relatives à l’après-mandat énoncées dans la partie 3 de la loi sur les conflits d’intérêts :

Tout titulaire d’une charge publique doit organiser ses affaires privées de manière à éviter tout conflit d’intérêts (article 5);
Il est interdit au titulaire d’une charge publique de prendre une décision ou de participer à la prise d’une décision liée à l’exercice d’un pouvoir dans le cadre de ses fonctions officielles s’il sait ou devrait raisonnablement savoir qu’en prenant cette décision, il se trouverait en situation de conflit d’intérêts (paragraphe 6 (1));
Il est interdit au titulaire d’une charge publique, dans l’exercice de ses fonctions officielles, d’accorder un traitement préférentiel à une personne ou à une organisation en raison de l’identité de la personne ou de l’organisation qui représente la personne ou l’organisation susmentionnée (article 7);
Il est interdit au titulaire d’une charge publique d’utiliser des informations obtenues dans l’exercice de ses fonctions et qui ne sont pas accessibles au public pour favoriser ou chercher à favoriser ses intérêts privés ou ceux de ses parents ou amis ou pour favoriser ou chercher à favoriser indûment les intérêts privés d’une autre personne (article 8);
Il est interdit au titulaire d’une charge publique d’utiliser sa position officielle pour tenter d’influencer la décision d’une autre personne de manière à favoriser ses propres intérêts privés ou ceux de ses parents ou amis ou à favoriser indûment les intérêts privés d’une autre personne (article 9);
Aucun titulaire d’une charge publique, dans l’exercice de ses fonctions officielles ou dès lors qu’il exerce un pouvoir incombant à sa position, ne doit se laisser influencer par des offres ou des projets en dehors de l’emploi (article 10);
Aucun titulaire d’une charge publique ou membre de sa famille ne doit accepter de cadeau ou d’autre avantage, y compris d’une fiducie, dont on peut raisonnablement penser qu’il a été donné pour influencer le titulaire d’une charge publique dans l’exercice de ses fonctions officielles (article 11);
Dans l’exercice de ses fonctions officielles, le titulaire d’une charge publique qui par ailleurs en a l’autorité ne doit pas conclure de contrat ou établir une relation de travail avec son conjoint, son concubin, son enfant, son frère ou sa sœur ou son parent (article 14);
Il est interdit au titulaire d’une charge publique de solliciter personnellement des fonds auprès d’une personne ou d’une organisation qui risquerait de le placer dans une situation de conflit d’intérêts (article 16);
Il est interdit au titulaire d’une fonction publique de prendre des mesures ayant pour but de contourner les obligations qui lui incombent en vertu de la loi (article 18);
Le titulaire d’une charge publique doit se récuser de toute discussion, décision, débat ou vote sur une question à l’égard de laquelle il serait en conflit d’intérêts (article 21).

Approuvé lors de la réunion du conseil d’administration, numéro 37 1
3-4 mai 2008, Calgary, AB

APRÈS-MANDAT

Tout ancien titulaire d’une charge publique ne peut agir de manière à tirer un avantage indu de sa charge antérieure (article 33);
Tout ancien titulaire d’une charge publique ne peut agir pour le compte ou au nom d’une personne ou d’une organisation dans le cadre d’une procédure, d’une transaction, d’une négociation ou d’une affaire spécifique dans laquelle l’État est partie prenante et pour laquelle il a agi pour l’État ou lui a donné des conseils (paragraphe 34 (1));
Tout ancien titulaire d’une charge publique ne peut donner de conseils à son client, son associé ou son employeur en utilisant des informations obtenues en sa qualité de titulaire d’une charge publique et qui ne sont pas accessibles au public (paragraphe 34 (2)).

Approuvé lors de la réunion du conseil d’administration, numéro 37
3-4 mai 2008, Calgary, AB

Addenda à
Fondation canadienne des relations raciales Règlement no 2 – Lignes directrices sur les conflits d’intérêts

Lorsqu’une demande de subvention ou une recommandation de prix est examinée par la Fondation ou par un comité ou une commission de la Fondation, tout membre du conseil d’administration de la Fondation (ou d’un tel comité ou d’une telle commission) qui est associé d’une manière importante à la demande ou à l’organisme ou à la personne intéressée par cette subvention doit :

l. Dans la Fondation où il a été nommé par le gouverneur en conseil :

a. divulguer son intérêt et ne pas voter sur la demande ou la recommandation :

b. éviter d’influencer directement ou indirectement la décision de l’institution, du jury ou du comité qui octroie la subvention; et

c. se retirer de toute réunion pendant la discussion liée à la demande ou à la recommandation.

d. s’assurer que le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle la demande a été examinée reflète ce qui précède.

2. Dans l’organismes à laquelle il/elle est associé(e) et qui soumet une candidature :

a. S’assurer que son nom ne figure pas sur la demande écrite.

b. Se retirer de toute réunion au cours de l’examen de la demande.

c. Veiller à ce que le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle la demande a été examinée reflète ce qui précède.

d. Agir de la même manière lors de toute réunion au cours de laquelle le financement du gouvernement fédéral est discuté.

e. Veiller à ne pas tirer sciemment profit ou avantage d’informations obtenues dans le cadre de ses fonctions officielles et de ses responsabilités en tant que personne nommée par le gouverneur en conseil, et qui de manière générale ne sont pas accessibles au public.

Approuvé le 5 novembre 1998 par le conseil d’administration.
Lincoln Alexander, président Moy Tam, directeur général

Représentant de la NAJC

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 4
Représentant de la NAJC

PRÉAMBULE

1. La Fondation canadienne des relations raciales (FCRR) a été créée en conséquence directe de l’Entente de redressement à l’égard des Canadiens d’origine japonaise conclue entre l’Association nationale des Canadiens japonais (NAJC) et le gouvernement du Canada.

2. Afin de préserver et de maintenir le lien unique avec la NAJC, le conseil d’administration de la FCRR peut de temps à autre désigner un représentant de la NAJC au conseil d’administration conformément aux dispositions du présent règlement.

DÉSIGNATION

3. (1) Le conseil d’administration ne peut désigner un représentant de la NAJC au conseil d’administration sans avoir préalablement consulté l’Association nationale des Canadiens japonais (NAJC).

(2) Une personne désignée comme représentant de la NAJC en vertu du paragraphe (1) n’a pas le droit de vote, à moins que la personne ainsi désignée ne soit également un administrateur nommé par le gouverneur en conseil en vertu des articles 6 et 7 de la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales.

FONCTIONS

4. Un représentant de la NAJC doit

(1) contribuer à l’évolution continue de la FCRR;
(2) donner des conseils, le cas échéant, concernant le mandat initial comme envisagé par la NAJC;
(3) donner des conseils sur les moyens pratiques de maintenir le lien historique entre la NAJC et la FCRR;
(4) aider la FCRR à respecter son objectif et à conserver son rôle indépendant en ce qui concerne les enjeux liés à la discrimination raciale et aux relations raciales au Canada;
(5) donner des conseils sur les moyens de promouvoir et de renforcer la coopération bipartite et multipartite impliquant la NAJC et d’autres organismes;
(6) servir de lien de communication avec la NAJC;
(7) promouvoir et faire connaître le travail de la FCRR lorsque cela est possible et approprié;
(8) fournir des informations et des conseils au conseil d’administration lors des réunions; et
(9) apporter toute l’aide que le conseil peut lui demander de temps à autre.

RÈGLEMENT No. 4 approuvé le 20 septembre 2008, lors de la 38e réunion du conseil d’administration, Burnaby, C.-B.

DURÉE

5. (1) Le conseil d’administration peut désigner une personne comme représentant de la NAJC en vertu de la sous-section 3 (1) pour un mandat n’excédant pas quatre ans.

(2) Le conseil d’administration peut, après consultation de la NAJC, désigner un représentant de la NAJC pour d’autres mandats n’excédant pas quatre ans dans chaque cas.

(3) Le représentant désigné de la NAJC peut être révoqué pour un motif valable par résolution du conseil d’administration après consultation de la NAJC.

REMBOURSEMENT DES FRAIS

6. Un représentant de la NAJC qui n’est pas directeur recevra une rémunération pour ses frais de déplacement, d’hébergement et de subsistance pour les jours où il est invité à assister aux réunions du conseil d’administration et/ou des comités, conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

APPROBATION

7. Le présent règlement est approuvé par le conseil d’administration le 20 septembre 2008.

Comité exécutif

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 5
Comité exécutif

Composition
Le comité est composé d’au moins trois membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil »), comme suit :

a) le président du conseil d’administration, qui est le président du comité;
b) le vice-président;
c) les membres du conseil sont nommés par résolution du conseil parmi les présidents des comités permanents;
d) le directeur général est membre de droit du comité et, sauf avis contraire du président du comité, il assiste à toutes les réunions du comité.
Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration.
Objet
Le comité est un comité permanent qui exerce tous les pouvoirs et s’acquitte de toutes les tâches du conseil lorsque celui-ci n’est pas en session afin d’assurer le bon déroulement des affaires du conseil et de la Fondation, sous réserve que toute approbation de dépense extraordinaire par le comité de dépenses en capital soit approuvée par le conseil et sous réserve de toutes les restrictions qui peuvent être imposées au comité de temps à autre par le conseil.
Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :

a) agir au nom du conseil d’administration et remplir toutes les fonctions du conseil d’administration entre les réunions du conseil d’administration afin de traiter les questions et les problèmes urgents et de mettre en œuvre les décisions, le cas échéant;

b) suivre l’évolution du plan stratégique et opérationnel de la Fondation et recommander d’éventuelles modifications;

c) collaborer avec d’autres comités permanents de la FCRR, le cas échéant;

d) recevoir les rapports de gestion et les rapports des autres comités permanents de la FCRR entre les réunions du conseil d’administration;

e) dresser la liste des points à inclure dans l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration avant chaque réunion du conseil d’administration; et

f) en réponse à des demandes internationales, au cas par cas, fournir des informations sur les questions et les meilleures pratiques relatives aux relations interraciales au Canada.
Rapport d’activité
Lors de chaque réunion du conseil d’administration, le comité rend compte au conseil d’administration, par l’intermédiaire de son président, de l’ensemble de ses travaux depuis la dernière réunion du conseil d’administration.
Fréquence des réunions
Le comité se réunit en fonction des besoins, sur convocation de son président.
Remboursement des frais
Les membres du comité seront remboursés conformément à la politique de la FCRR – Paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.

Approuvé par le conseil d’administration – 22 septembre 2013
Modifié par le conseil d’administration – 20 septembre 2015
Modifié par le conseil d’administration – 19 avril 2020

Comité des ressources humaines

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 6
Comité des ressources humaines

Composition
Le comité est nommé par résolution du conseil d’administration et comprend jusqu’à cinq membres, la majorité d’entre eux étant des membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil d’administration »). Les membres externes sont choisis en fonction de leur représentation régionale, de leurs connaissances, de leur expertise et de leur expérience en matière de ressources humaines, de relations interraciales, de justice sociale ou d’autres qualifications professionnelles pertinentes. Un membre du conseil d’administration préside le comité et le président du conseil d’administration est membre de droit du comité.
Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration.
Objet
Le comité est un comité permanent du conseil d’administration chargé de contrôler et d’examiner les politiques, procédures et pratiques de la FCRR en matière de ressources humaines.
Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :

a) Examiner périodiquement la politique des ressources humaines et le code relatif aux conflits d’intérêts des employés et recommander des modifications, le cas échéant, au conseil d’administration;

b) Assister le président du conseil d’administration dans la gestion de l’accord et de l’examen annuels du rendement du directeur général conformément au Programme de gestion du rendement des premiers dirigeants de sociétés d’État, tel qu’amendé par le Bureau du Conseil privé de temps à autre;

c) Le cas échéant, rechercher des candidats appropriés si le poste de directeur général devient vacant;

d) Servir d’arbitre dans le cadre de toute procédure de règlement des griefs, conformément à la politique des ressources humaines; et

e) Recevoir des informations sur tout licenciement de personnel.
Rapport hiérarchique
Le comité rend compte au conseil d’administration par l’intermédiaire de son président.
Fréquence des réunions
Le comité se réunit au moins une fois tous les six mois et, le cas échéant, sur convocation de son président.
Remboursement des frais
Les membres du comité sont remboursés conformément à la politique de la FCRR – Paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.

Révisé et approuvé – #55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013

Comité des finances et de l’audit

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 8
Comité des finances et de l’audit

Composition
Le comité est composé de trois à cinq personnes dont la majorité est constituée des membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil »), comme suit :

a) Deux à quatre personnes nommées par résolution du conseil.

b) Le président du conseil d’administration est membre de droit du comité.

c) Lorsque le titre de « trésorier » est utilisé dans des documents officiels, le président du comité des finances et de l’audit appose sa signature ou sa fonction.
Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration.
Objet
Le comité est un comité permanent du conseil d’administration chargé d’assurer la responsabilité fiscale, de superviser les activités financières de la Fondation, de recevoir les rapports d’investissement, de conseiller le conseil d’administration sur les politiques financières et d’évaluer et d’amender les propositions de budget avant d’en recommander l’approbation.

En outre, le comité doit fournir des orientations et des conseils stratégiques sur la stratégie et les activités de collecte de fonds de la FCRR afin de réunir les ressources financières nécessaires pour mener à bien ses objectifs.
Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :

a) Établir les politiques et procédures appropriées en matière de collecte de fonds et les réviser annuellement;

b) Revoir la stratégie de collecte de fonds à long terme et évaluer le plan opérationnel annuel de collecte de fonds de la FCRR, et faire des recommandations au conseil d’administration si nécessaire, y compris;

i. Établir une politique pour les collectes de fonds, l’acceptation des dons majeurs et la constitution d’un fonds annuel;
ii. Créer un sous-comité permanent sous l’égide du comité des finances et de l’audit chargé d’examiner les stratégies de constitution d’un fond annuel
iii. Établir les calendriers, les ressources humaines nécessaires, l’allocation budgétaire annuelle à partir du fonds non affecté de la FCRR pour soutenir les activités liées à la constitution d’un fonds annuel et aux collectes de fonds
iv. Attribuer un pourcentage annuel des dons de bienfaisance non affectés reçus à l’augmentation du fonds de dotation au-delà de 24 000 000 $;

c) Gérer la mise en œuvre du plan opérationnel annuel des collectes de fonds et en rendre compte au conseil d’administration à chaque étape convenue;

d) Répertorier les moyens d’accroître les fonds de dotation de la FCRR;

e) Recommander des orientations et des initiatives pour les futures activités de collecte de fonds de la FCRR;

f) Examiner trimestriellement la situation financière de la FCRR et l’adéquation du fonds de dotation en consultation avec le comité d’investissement;

g) Assurer la liaison avec le comité d’investissement en ce qui concerne le fonds de dotation et le fonds de réserve de la FCRR, y compris;

i. Recommander l’utilisation des revenus du fonds de dotation pour les dépenses de fonctionnement si le capital du fonds s’est déprécié en dessous de son niveau statutaire (c’est-à-dire en dessous de 24 000 000 $) en raison de fluctuations inhabituelles du marché et de ralentissements économiques inattendus;
ii. Recommander le transfert d’un fonds affecté à un fonds non affecté à tout moment lorsque la fondation dispose d’options financières limitées ou d’un accès limité aux ressources pour mener à bien ses objectifs et opérations de base;

h) Rendre compte du fonds de dotation et du fonds de réserve de la FCRR à chaque réunion du conseil d’administration;

i) Assister le directeur général dans la préparation des budgets annuels;

j)Examiner les budgets annuels et recommander leur approbation;

k) Déterminer si un budget révisé est nécessaire et, le cas échéant, le recommander au conseil d’administration;

l) Recevoir et examiner le rapport trimestriel sur les écarts budgétaires;

m) Gérer la situation financière d’activités ou de projets spécifiques si le conseil d’administration en détermine la nécessité de temps à autre;

n) Établir et évaluer les politiques, les lignes directrices et les procédures relatives aux questions financières et recommander des modifications lorsque cela se justifie;

o) Rencontrer les auditeurs pour discuter des états financiers de la FCRR et faire les modifications qu’ils jugent nécessaires ou souhaitables dans la présentation des états financiers audités;

p) Recevoir et examiner les états financiers vérifiés de la FCRR avant de les présenter au conseil d’administration;

q) Recommander chaque année la nomination des auditeurs;

r) Conseiller le directeur général et le directeur financier sur les questions financières;

s) Conseiller le conseil d’administration sur des questions spécifiques liées à des exigences financières

t) Outre les délégations spécifiquement prévues par les présentes, le comité peut déléguer les autres fonctions et responsabilités qu’il juge appropriées et qui sont autorisées par la loi, et il exerce la supervision qu’il juge appropriée pour s’assurer que ces fonctions et responsabilités sont remplies.

u) Superviser la fonction d’audit interne, y compris

i. sélectionner l’auditeur interne
ii. approuver l’objet de l’audit interne annuelapprouver le mandat de l’audit interne
iii. rendre compte au conseil d’administration des questions relatives à l’exécution de la fonction d’audit interne
Rapports hiérarchiques
Le comité rend compte au conseil d’administration par l’intermédiaire de son président.
Fréquence des réunions
Le comité se réunit au moins une fois par trimestre et le cas échéant, sur convocation de son président.
Remboursement des frais
Les membres du comité seront remboursés conformément à la politique de la FCRR sur le paiement des honoraires et des frais de déplacement des administrateurs.

Amendements :

Approuvé par la résolution 55.12 du conseil d’administration le 22 septembre 2013
Modifié par les résolutions 61.10 et 61.11 du conseil d’administration le 20 septembre 2015 Modifié par la résolution 64.3 du conseil d’administration le 29 octobre 2016
Modifiée par la résolution 73.13 du conseil d’administration le 19 avril 2020
Modifiée par la résolution 73.13 du conseil d’administration le 10 juillet 2020
Modifié – 75e réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020

Comité de gouvernance

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 9
Comité d’investissement

Composition
Le comité est nommé par résolution du conseil d’administration et est composé d’un minimum de trois membres et d’un maximum de six, la majorité d’entre eux étant des membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil d’administration »). Les membres externes sont choisis en fonction de leur représentation régionale, de leurs connaissances, de leur expertise et de leur expérience en matière de gouvernance, de relations interraciales, de justice sociale ou d’autres qualifications professionnelles pertinentes. Un membre du conseil d’administration préside le comité et le président du conseil d’administration est membre de droit du comité.
Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration.
Objet
Le comité est un comité permanent du conseil d’administration chargé de :

a) D’assurer une gouvernance d’entreprise appropriée et de définir clairement les rôles respectifs, les devoirs et les responsabilités de la direction, du conseil d’administration et de ses comités;

b) Développer le programme de gouvernance d’entreprise de la FCRR;

c) Mesurer l’efficacité du programme de gouvernance d’entreprise de la FCRR;

d) Définir les procédures à suivre pour les nouveaux administrateurs;

e) Définir des procédures permettant d’évaluer l’efficacité du conseil d’administration, du président du conseil d’administration, du vice-président du conseil d’administration, des administrateurs, des membres du bureau du conseil d’administration, des comités et des présidents des comités.
Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :

Politiques et procédures

a) S’assurer que des procédures appropriées en matière de surveillance d’orientation stratégique et de révision de résultats d’opérations en cours sont établies et que le conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités en suivant ces procédures;

b) Analyser les politiques stratégiques de la FCRR et les autres politiques associées à la mise en place d’un programme efficace de gouvernance d’entreprise, et conseiller le conseil à ce sujet;

Évaluation

a) Aider le conseil d’administration à évaluer les performances du conseil d’administration, du président et des administrateurs;

Plan de relève

a) Veiller à ce qu’une planification efficace de la relève du directeur général soit en place, y compris en cas d’urgence;

Révisé et approuvé – n^o 55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013
Modifié – n^o 73 Réunion du conseil d’administration, 18-19 avril 2020
Modifié à nouveau – n^o 75 Réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020

Rapports

a) Veiller à ce que les rapports sur la gouvernance d’entreprise soient conformes aux exigences en matière d’information publique;

Réunions du conseil d’administration

a) Définir des procédures pour les réunions du conseil d’administration et veiller à ce que des processus, des procédures et des structures soient en place pour garantir que le conseil d’administration fonctionne indépendamment de la direction et sans conflits d’intérêts;

Relations du conseil d’administration avec la direction

a) Aider à définir clairement les rôles, les devoirs et les responsabilités de la direction et du conseil d’administration, et définir les pouvoirs qui sont délégués par le conseil d’administration aux comités du conseil d’administration et à la direction;

b) Veiller aux bonnes relations entre la direction et le conseil d’administration et proposer des améliorations, le cas échéant, pour que les relations de travail restent efficaces et appropriées;

Structure et composition du conseil d’administration et des comités

a) Analyser les mandats des comités du conseil d’administration et recommander, le cas échéant, les modifications appropriées;

b) Veiller à ce que les profils et les critères de sélection du conseil d’administration et des comités soient à jour;

c) Définir et réviser le profil de compétences du conseil d’administration, détecter les lacunes, identifier les compétences nécessaires à l’organisation et proposer des recommandations au président en fonction des besoins de l’organisation et en prévision des conseils demandés par le gouvernement lors de la nouvelle nomination d’un gouverneur en conseil à la FCRR;

d) Proposer des recommandations au conseil d’administration pour la répartition des directeurs entre les divers comités;

e) Mettre en place un programme d’orientation destiné aux nouveaux membres du conseil d’administration;

f) Promouvoir des programmes de formation pour les administrateurs;

g) Surveiller les dates d’échéance des mandats des administrateurs, ou lorsque les postes deviennent vacants, et veiller à ce que les candidatures aux comités permanents et consultatifs soient soumises au conseil d’administration suffisamment tôt pour être examinées, approuvées et recommandées par le conseil;

h) Aider le conseil à identifier les bons candidats pour les postes de directeur général, de président du conseil, de vice-président et d’administrateurs, et proposer des recommandations sur ces questions au conseil ou au président selon le profil de compétences et les critères de sélection établis pour ces postes.

Généralités

a) Tenir compte des remarques importantes en matière de gouvernance formulées par les administrateurs; et

b) Prendre toute initiative nécessaire pour aider le conseil d’administration à assurer une gouvernance exemplaire
Rapports hiérarchiques
Le comité rend compte au conseil d’administration par l’intermédiaire de son président.
Fréquence des réunions
Le comité se réunit au moins une fois tous les six mois et, le cas échéant, sur convocation de son président.

Révisé et approuvé – n^o 55 Réunion du Conseil, 21-22 septembre 2013
Modifié – n^o 73 Réunion du Conseil, 18-19 avril 2020
Amendée – n^o 75 Réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020
Remboursement des frais
Les membres du comité sont remboursés conformément à la politique de la FCRR – Paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.

Révisé et approuvé – n^o 55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013
Nouvelle modification – n^o 75 Réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020

Comité d’investissement

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 10
Comité d’investissement

Date d’entrée en vigueur : 25 mai 2023 par résolution du conseil d’administration
Calendrier d’examen : Au moins tous les trois ans
Examen obligatoire : Immédiatement après toute modification de l’énoncé de la politique de placement ayant une incidence sur les rôles et les responsabilités du comité

Introduction
Le comité des placements (le « comité » ) est un comité permanent du conseil d’administration (le « conseil » ) de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il fait partie du cadre de gouvernance dans lequel le conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.

En tant que comité permanent, le comité rend compte au conseil d’administration, qui est responsable en dernier ressort de l’investissement des actifs de la Fondation; le comité n’a pas de capacité de décision indépendante en soi.
Objectif
L’objectif du comité est d’aider le conseil d’administration à s’acquitter de son obligation fiduciaire de surveillance financière prudente du Fonds de dotation de la FCRR (le « Fonds » ), qui a été créé en vertu de l’article 22 de la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales (la « loi » ). Plus précisément, le comité aide le conseil d’administration à s’assurer que les fonds sont gérés conformément à l’énoncé de politique de placement (« EPP » ), tel qu’établi et modifié de temps à autre par le conseil d’administration.
Composition et durée

Composition du Comité

Le comité se compose d’au moins quatre (4) et d’au plus sept (7) membres votants, comme suit :

i. Le président du conseil d’administration de la FCRR;
ii. Le président du comité d’investissement de la FCRR, qui est nommé par le conseil d’administration;
iii. Le président du comité des finances et de l’audit de la FCRR;
iv. Des membres nommés parmi les membres du conseil qui devraient – dans la mesure du possible compte tenu de la composition du conseil à ce moment-là – avoir des compétences financières et des connaissances ou de l’expérience en matière de finances et d’investissement; et
v. Des membres externes qualifiés recommandés par le président du comité et approuvés par le conseil d’administration.

Le directeur général de la FCRR est un membre de droit du comité, sans droit de vote.

Fondation canadienne des relations raciales
Mandat du comité d’investissement

Révisé et approuvé – N^o55 Réunion du Conseil d’administration, 21-22 septembre 2013;
Révisé à nouveau – N^o 73 Réunion du Conseil d’administration, 18-19 avril 2020;
Révisé à nouveau – N^o 86 Réunion du Conseil d’administration, 25 mai 2023

Durée du mandat

Les membres du comité sont nommés pour une durée maximale de trois ans, avec un seul renouvellement d’une durée maximale de deux ans. Lors de l’examen des nominations au comité, le conseil d’administration s’efforce d’assurer la continuité et d’éviter que plusieurs mandats n’expirent simultanément.
Quorum et vote
La majorité des membres du comité constitue le quorum lors de toute réunion du comité. Chaque membre votant dispose d’une voix. Les questions sont tranchées à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix sur une question, le président du comité a le droit de procéder à un second vote. Si le président du comité ne procède pas à un second vote, la question est considérée comme rejetée. Nonobstant ce qui précède, le comité ne peut formuler une recommandation au conseil d’administration sans qu’une majorité des membres du conseil d’administration siégeant au comité ne vote en faveur de la question.

S’il est nécessaire de procéder à un vote électronique entre les réunions, le quorum est atteint lorsqu’au moins deux tiers des membres habilités à voter votent par courrier électronique. Toute mesure prise par ces moyens électroniques est ratifiée lors de la prochaine réunion du comité dûment convoquée et consignée dans le procès-verbal de cette réunion.
Rôles et responsabilités
Les principaux rôles du comité sont les suivants :

– Conseiller le conseil d’administration sur la sélection du gestionnaire du fonds d’investissement (le « gestionnaire »)
– Examiner régulièrement l’EPP et recommander toute modification nécessaire;
– Obtenir des assurances et s’assurer que le Fonds est géré conformément à l’EPP, et que son rendement est conforme aux critères de référence et/ou aux objectifs éventuellement définis dans l’EPP.

La section 6.2 de l’EPP établit les responsabilités spécifiques du comité. Toute modification des responsabilités décrites dans l’EPP nécessite une modification corrélative du présent mandat.

Le comité d’investissement est chargé de :

i. maintenir une compréhension raisonnable des exigences légales et des contraintes réglementaires applicables au portefeuille, avec l’avis de conseillers juridiques ou professionnels externes, le cas échéant;

ii. formuler des recommandations au conseil d’administration concernant la sélection, l’embauche ou la révocation du gestionnaire;

iii. surveiller le rendement du portefeuille lors de chaque réunion et réserver au moins 15 minutes à la fin de chaque réunion pour une séance à huis clos sans le gestionnaire;

iv. sur une base annuelle, réviser l’EPP de la Fondation et recommander tout amendement approprié;

v. formuler des recommandations au conseil d’administration concernant le mandat du gestionnaire, ces recommandations devant refléter les dispositions de l’EPP;

vi. veiller à ce que le gestionnaire soit informé de toute modification de son mandat;

vii. informer le gestionnaire du montant et de l’échéance des flux de trésorerie du portefeuille, suivant les conseils de la direction de la FCRR;

viii. demander à la société de gestion d’exclure tout actif, titre ou catégorie d’investissement conformément aux dispositions de l’EPP;

ix. en tenant compte des recommandations du gestionnaire, prendre les mesures appropriées pour s’assurer que le portefeuille est rééquilibré, si nécessaire;

x. tous les deux ans, examiner les performances du gestionnaire et recommander la prolongation du contrat de service, si cela est jugé approprié; et

xi. rendre compte des activités du comité au conseil d’administration.

xii. Si la valeur de marché du fonds de dotation tombe en dessous du montant de 24 millions de dollars en capital reçu (ce qui est toujours possible en cas d’évolution incontrôlable du marché), le comité est censé prendre les mesures suivantes :

– convoquer, par l’intermédiaire du président du comité, une réunion d’urgence du comité afin de discuter de la situation avec le directeur et d’examiner les mesures à prendre;
– informer le conseil, par l’intermédiaire du président, de la situation et recommander toute action que le comité jugerait opportune et qui nécessiterait la délibération et l’approbation du conseil;
– suivre le rendement du portefeuille sur une base mensuelle.
Examen trimestriel du rendement du fonds et fréquence des réunions
Le conseiller en investissement fourni au comité, par l’intermédiaire du secrétaire général, une copie électronique des relevés trimestriels dans un délai d’un mois après la fin du trimestre précédent.

Le comité rencontre normalement le conseiller en investissement au moins trois fois par an avant les réunions programmées du conseil d’administration, soit en personne, soit par voie électronique. L’objectif de ces réunions est le suivant :

– Examiner avec le conseiller en investissement le rendement du fonds et sa conformité avec l’EPP;
– Examiner toute recommandation formulée par le conseiller en investissement; et
– au moins une fois par an, revoir l’EPP.

Une séance à huis clos sera prévue à la fin de chacune de ces deux réunions sans le conseiller en investissement.

Des réunions supplémentaires peuvent également être convoquées à la demande du président du comité ou, à la demande d’un membre du comité, avec le soutien de la majorité des membres du comité.
Remboursement des frais
Les membres des comités seront remboursés conformément à la politique de la FCRR sur le paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.

Fondation canadienne des relations raciales
Mandat du comité d’investissement

Révisé et approuvé – N^o 55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013;
Révisé à nouveau – N^o 73 Réunion du conseil d’administration, 18-19 avril 2020;
Révisé à nouveau – N^o 86 Réunion du conseil d’administration, 25 mai 2023

Jury des prix d’excellence

Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 11
Jury des prix d’excellence

Composition
Le jury des prix d’excellence de la FCRR est composé d’un maximum de cinq membres, y compris les membres du conseil d’administration qui forment la majorité du jury. Le jury est sélectionné par le conseil d’administration de la FCRR sur recommandation du directeur général. Le président du conseil d’administration est membre de droit du comité.
Durée du mandat
Le mandat des membres est d’une durée d’un an et peut être renouvelé deux fois au plus et consécutivement. Lors de l’examen des candidatures des nouveaux membres du jury des prix de la FCRR, il convient de rechercher un équilibre entre les nouveaux et les anciens membres.
Éligibilité
Les personnalités éminentes ayant une bonne connaissance des relations raciales et des changements systémiques ou qui possèdent d’autres qualifications professionnelles ou expérientielles pertinentes sont éligibles pour faire partie du jury des prix.
Sélection
Les membres du jury seront sélectionnés par le conseil d’administration de la FCRR sur recommandation du directeur général. La sélection fera preuve d’un équilibre entre les disciplines professionnelles, l’expertise sectorielle, la position géographique, la connaissance des langues officielles et le reflet de la diversité dans la société canadienne.

D’anciens membres du conseil d’administration peuvent également être considérés comme membres du jury des prix d’excellence.
Objectif
Le jury des prix d’excellence assure le leadership du programme des prix de la FCRR.
Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit

a) juger le concours d’excellence;
b) sélectionner les lauréats des prix, déterminer le nombre de certificats de reconnaissance et désigner les lauréats des certificats de reconnaissance; et,
c) nourrir la réflexion sur les orientations du programme des prix d’excellence de la FCRR.
Rapport d’activité
Les comptes rendus de chaque réunion sont transmis au directeur général. Le directeur général rend compte au conseil d’administration de la FCRR des activités du jury des prix d’excellence de la FCRR.
Remboursement des frais
Le remboursement se fait conformément à la politique de la FCRR sur le paiement des honoraires et des frais de déplacement des administrateurs.

Révisé et approuvé – 55e réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013