Règlements
Gouvernance du conseil
Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 1
Gouvernance du conseil
- Interprétation
Dans le présent règlement et dans tous les autres règlements de la Fondation canadienne des relations raciales, le singulier comprend le pluriel, et vice versa; le masculin comprend le féminin, et vice versa; à moins que le contexte ne le précise ou ne l’exige autrement :
Loi désigne la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales;
Conseil désigne le conseil d’administration de la Fondation canadienne des relations raciales;
Règlements désigne les règlements de la Fondation canadienne des relations raciales, tels qu’ils sont modifiés de temps à autre;
Président désigne le président du conseil d’administration;
Administrateur désigne un membre du conseil d’administration;
Directeur général désigne le directeur général de la Fondation;
Fondation désigne la Fondation canadienne des relations raciales;
Ministre désigne le membre du Conseil privé du Roi pour le Canada désigné comme ministre aux fins de la Loi sur le multiculturalisme canadien;
Une personne comprend les individus, les personnes morales, les partenariats, les syndicats, les fiducies, les entreprises individuelles, les organismes non constituées en société et tout nombre ou ensemble de personnes représentant un intérêt commun. - Siège principal
Le siège de la Fondation est situé dans la Cité de Toronto, en Ontario, et à l’endroit que les administrateurs peuvent déterminer de temps à autre par voie de résolution. - Sceau
Le sceau de la société, dont l’utilisation est approuvée par le conseil, est le sceau de la Fondation. - Administrateurs
(1) Les administrateurs sont des personnes d’au moins dix-huit ans et doivent posséder des connaissances ou une expérience susceptibles d’aider la Fondation à atteindre son objectif.
(2) Un administrateur qui souhaite démissionner doit le notifier par écrit au conseil d’administration. La démission prend effet à la réception de la notification par le conseil ou à la date spécifiée dans la notification, la date retenue étant la plus tardive. - Réunions du Conseil d’administration et quorum
(1) Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an.
(2) (a) Sauf dispositions légales contraires, le conseil d’administration se réunit aux dates et lieux que le président détermine ou par tout autre moyen que le président peut déterminer.
(b) Une réunion du conseil d’administration tenue par téléconférence ou par d’autres moyens électroniques doit être conduite de manière à permettre aux administrateurs de communiquer entre eux de manière adéquate.
(c) Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an, sauf en cas de circonstances imprévues.
(3) Le quorum d’une réunion du conseil d’administration est constitué par la majorité des administrateurs en fonction.
(4) Une réunion du conseil peut être convoquée par le président, ou par le vice-président, en cas d’absence ou d’empêchement du président.
(5)(a) Aucun avis formel de réunion du conseil n’est nécessaire si tous les administrateurs sont présents ou si les absents ont signifié leur consentement à ce que la réunion se tienne en leur absence.
(b) Un avis de convocation à une réunion du conseil d’administration peut être envoyé par courrier électronique, remis en mains propres ou communiqué par téléphone à chaque administrateur au moins sept jours avant la tenue de la réunion, ou envoyé par courrier postal à chaque administrateur au moins dix jours avant la tenue de la réunion.
(c) La déclaration du président ou du vice-président, ou de leur représentant, indiquant qu’un avis a été donné conformément au présent règlement constitue une preuve suffisante et concluante de l’envoi de cet avis.
(d) Aucune erreur ou omission dans un avis de convocation à une réunion du conseil d’administration ne peut invalider la réunion, ou rendre nulles les mesures prises ou adoptées lors de cette réunion, et tout administrateur peut en tout temps renoncer à être informé au préalable de la tenue d’une réunion, et peut ratifier et approuver l’une ou l’autre ou la totalité des mesures prises ou adoptées lors de cette réunion.
(6)(a) (i) Les questions soulevées lors d’une réunion du conseil d’administration sont tranchées à la majorité des voix.
(ii) En cas d’égalité des voix, le président ou, en son absence, le président de la réunion, a voix prépondérante.
(b) Lors d’une réunion du conseil d’administration, tous les votes se font par scrutin si un administrateur présent le demande, mais dans le cas contraire, le vote se fait par assentiment ou dissentiment.
(c) Une déclaration du président, ou en son absence, du président de la réunion, indiquant qu’une résolution a été adoptée et une inscription à cet effet dans le procès-verbal constituent une preuve prima facie de ce fait, sans qu’il soit nécessaire de prouver le nombre ou la proportion des votes enregistrés en faveur ou contre cette résolution.
(d) Aucune résolution ne peut être approuvée lors d’une réunion où le quorum n’est pas atteint.
(e) En l’absence du président, ses fonctions peuvent être exercées par le vice-président ou tout autre administrateur que le conseil d’administration peut nommer à cet effet.
(f) Le conseil d’administration peut prendre une décision ou approuver une résolution par courrier électronique ou par d’autres moyens électroniques, à condition que tous les administrateurs en fonction soient informés de l’affaire en question et qu’une majorité des administrateurs vote en faveur de la décision ou de la résolution. - Pouvoirs
(1) Les activités de la Fondation sont gérées par le conseil d’administration.
(2) Le conseil d’administration peut gérer les affaires de la Fondation en toutes choses et conclure ou faire conclure pour la Fondation, en son nom, tout type de contrat que la Fondation peut légalement conclure et, sous réserve des dispositions ci-après, il peut, de manière générale, exercer tous les autres pouvoirs et adopter toutes les autres mesures que la Fondation est autorisée à exercer ou à adopter en vertu de la loi.
(3) Sans limiter la généralité de ce qui précède, les administrateurs sont expressément habilités à acheter, prendre à bail ou autrement acquérir, aliéner, vendre, échanger ou autrement disposer d’actions, de droits, de bons de souscription, d’options, d’obligations, de titres obligataires et d’autres titres, de terrains, de bâtiments et/ou d’autres biens mobiliers ou immobiliers, réels ou personnels, ou de tout droit ou intérêt détenu par la Fondation, pour la contrepartie et aux conditions qu’ils jugent souhaitables. - Dirigeants de la Fondation
1) Les dirigeants de la Fondation sont le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire du conseil, le directeur général et tout autre dirigeant élu ou nommé par le conseil.
(2)(a) Le directeur général est nommé par le gouverneur en conseil sur recommandation du ministre, pour un mandat n’excédant pas cinq ans.
(b) Conformément à l’article 9 de la loi, le ministre consulte le conseil d’administration avant de formuler toute recommandation concernant la nomination du directeur général, à l’exception du premier directeur général. - Fonctions du président et du vice-président
(1) Le président préside toutes les réunions du conseil lorsqu’il est présent.
(2) En cas d’absence ou d’empêchement du président ou de vacance de son poste, ses fonctions et pouvoirs peuvent être exercés par le vice-président et, en cas d’absence ou d’empêchement du vice-président, le conseil peut alors nommer un administrateur pour exercer les fonctions et pouvoirs du président. - Fonctions du directeur général
1) Le directeur général est le principal dirigeant de la Fondation. Il supervise et dirige le travail et le personnel de la Fondation et peut embaucher les responsables, les employés et les représentants nécessaires à la bonne conduite du travail de la Fondation.
(2) Le directeur général est membre de droit du conseil d’administration, mais n’a pas le droit de vote. - Fonctions des autres dirigeants
(1) Les fonctions de tous les autres dirigeants de la Fondation sont définies dans les conditions de leur contrat, selon les exigences du conseil d’administration.
(2) Le conseil d’administration peut exiger des dirigeants, employés et représentants de la Fondation qu’ils fournissent une garantie pour l’exercice fidèle de leurs fonctions, sous la forme et avec la garantie que le conseil d’administration peut prescrire de temps à autre. - Indemnisation des administrateurs et des dirigeants
(1) La Fondation peut indemniser un administrateur ou un dirigeant actuel ou antérieur de la Fondation ou toute autre personne qui agit ou a agi à sa demande en tant qu’administrateur ou dirigeant d’une autre société dont la Fondation est ou était actionnaire ou créancière, ainsi que les héritiers et les représentants légaux de cette personne, de tous les coûts, charges et dépenses, y compris tout montant payé en règlement d’une poursuite ou pour satisfaire un jugement, raisonnablement encourus par la personne dans le cadre de toute action ou procédure civile, pénale ou administrative à laquelle la personne est partie en raison du fait qu’elle est ou a été un tel administrateur ou dirigeant, si :
(a) la personne a agi honnêtement et de bonne foi dans l’intérêt de la Fondation ou de l’autre société; et si,
(b) dans le cas d’une action pénale ou administrative assortie d’une sanction pécuniaire, la personne avait des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale.
(2) La Fondation peut souscrire et maintenir une assurance au profit d’un administrateur ou d’un dirigeant, ainsi que de ses héritiers et représentants légaux, contre tout coût, charge et dépense de responsabilité encourus par l’administrateur ou le dirigeant tel que décrit à l’article (1) du présent règlement. - Divulgation d’un intérêt dans un contrat
(1) Un administrateur ou un dirigeant qui :
(a) est partie à un contrat important ou à une proposition de contrat important avec la Fondation, ou
(b) est administrateur ou dirigeant d’une personne qui est partie à un contrat important ou à une proposition de contrat important avec la Fondation, ou a un intérêt important dans une telle personne, doit divulguer par écrit à la Fondation la nature et l’étendue de son intérêt.
(2)(a) Un administrateur qui est partie à une proposition de contrat ou d’arrangement avec la Fondation, ou qui est administrateur ou dirigeant d’une telle proposition, ou qui a un intérêt important dans celle-ci, doit divulguer la nature et l’étendue de son intérêt lors de la réunion du conseil au cours de laquelle le contrat ou l’arrangement est pris en considération pour la première fois, ou, si l’administrateur n’est pas, à la date de cette réunion, intéressé par le contrat ou l’accord proposé, lors de la prochaine réunion du conseil d’administration tenue après que l’administrateur est devenu intéressé, et dans le cas où l’administrateur devienne intéressé par un contrat après qu’il a été conclu, l’administrateur doit divulguer son intérêt lors de la première réunion du conseil d’administration tenue après qu’il est devenu intéressé.
(b) Un administrateur n’a pas le droit de voter sur un projet de contrat ou d’accord dans lequel il a un intérêt et il doit se récuser dans toute discussion du conseil concernant le contrat ou le projet de contrat en question. - Comités
(1)(a) En vertu de l’article 12 de la loi, le conseil d’administration peut nommer
(i) un comité exécutif composé de membres du conseil d’administration;
(ii) des comités consultatifs et autres, composés, en tout ou en partie, d’administrateurs et de personnes qui ne sont pas des administrateurs; et
(iii) conformément à la composition et aux conditions fixées par le conseil d’administration.
(b) En vertu de l’article 16 de la loi, le conseil d’administration peut adopter des règlements concernant
(i) la constitution des comités nommés en vertu de l’article 12 de la loi, leur rôle et leurs fonctions, ainsi que les frais éventuels à verser aux membres de ces comités qui ne sont pas des administrateurs; et
(ii) la procédure à suivre lors des réunions du conseil d’administration et de ses comités.
(2) Le comité exécutif peut inviter les dirigeants, les administrateurs, les employés de la Fondation et toute autre personne qu’il juge nécessaires à assister aux réunions du comité exécutif.
(3) Le directeur général assiste à toutes les réunions du comité exécutif, sauf avis contraire du président dudit comité.
(4) Le président de chaque comité est nommé par le président de la Fondation parmi les administrateurs, sauf disposition contraire d’un règlement du conseil concernant des comités spécifiques.
(5) Tous les comités rendent compte au conseil par l’intermédiaire de leurs présidents respectifs.
(6) Les réunions des comités se tiennent aux dates et lieux déterminés par les présidents des comités respectifs, en consultation avec le directeur général.
(7) Le président de la Fondation est membre de droit de tous les comités. En cas d’égalité des voix lors d’une réunion d’un comité, le vote du président de la Fondation est prépondérant. - Signature des documents
(1) Les actes, transferts, licences, cessions, contrats, engagements, obligations et autres instruments nécessitant une signature de la Fondation peuvent être signés par deux (2) personnes qui peuvent être le président, le vice-président, le directeur général ou toute autre personne autorisée par le conseil.
(2) Toute personne autorisée à signer un document peut y apposer le sceau de la société, le cas échéant, et tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un instrument, d’une résolution, d’un règlement ou d’un autre document de la société en est une copie conforme.
(3) Les contrats conclus dans le cours normal des opérations de la Fondation peuvent être conclus au nom de la Fondation par le président, le vice-président, le directeur général ou par toute autre personne autorisée par le conseil à cette fin.
(4) Le président, le vice-président, le directeur général ou toute personne autorisée à cette fin par le conseil d’administration peut transférer de temps à autre toutes les actions, obligations ou autres titres, au nom de la Fondation, à titre individuel ou autre, ou en tant que fiduciaire ou autre, et peut accepter au nom et pour le compte de la Fondation, les transferts d’actions, d’obligations ou d’autres titres transférés de temps à autre à la Fondation, et peut apposer le sceau de la société sur ces transferts ou acceptations de transferts, et peut exécuter et livrer sous le sceau de la société tous les instruments écrits nécessaires ou appropriés à ces fins, y compris la nomination d’un ou de plusieurs avocats pour exécuter ou accepter des transferts d’actions, d’obligations ou d’autres titres sur les livres d’une société ou d’une personne morale quelconque.
(5) Nonobstant toute disposition contraire contenue dans les statuts de la Fondation, le conseil d’administration peut à tout moment, par résolution, prescrire la manière dont tout instrument, contrat ou obligation de la Fondation peut ou doit être exécuté, et décider de la ou des personnes par lesquelles il doit être exécuté. - Loi sur les langues officielles
En tant que société d’État fédérale, la Fondation est soumise aux dispositions de la Loi sur les langues officielles et doit élaborer des politiques pour mettre en œuvre cette obligation. - Livres et registres
Les administrateurs supervisent tous les livres et registres de la Fondation requis par les statuts de la Fondation ou par toute loi applicable et le directeur général veille à ce qu’ils soient régulièrement et correctement tenus. - Vérificateurs
(1) Les vérificateurs de la Fondation proviennent du Bureau du vérificateur général du Canada.
(2) Les livres et registres ainsi que les transactions financières de la Fondation font l’objet d’une vérification annuelle par les vérificateurs et un rapport de vérification est présenté au conseil. - Exercice financier
L’exercice financier ou la période comptable de la Fondation est la période commençant le 1er avril d’une année et se terminant le 31 mars de l’année suivante. - Paiements et chèques
(1) Tous les chèques, lettres de change ou autres ordres de paiement, billets ou autres titres de créance émis au nom de la Fondation sont signés par les fonctionnaires ou représentants autorisés de la Fondation et de la manière déterminée de temps à autre par une résolution du conseil d’administration.
(2) Chacun des dirigeants ou représentants ainsi autorisés par le conseil peut :
(a) endosser les billets et les traites à encaisser pour le compte de la Fondation par l’intermédiaire de ses banquiers, et endosser les billets et les chèques à déposer auprès des banquiers de la Fondation au crédit de la Fondation, ou les endosser « pour encaissement » ou « pour dépôt » auprès des banquiers de la Fondation en utilisant un timbre ou un dispositif mécanique ou électronique à cet effet, tel que le conseil peut l’autoriser;(b) régler, balancer et certifier tous les livres et comptes entre la Fondation et les banquiers de la Fondation et peut recevoir tous les chèques encaissés et toutes les pièces justificatives; et
(c) signer tous les formulaires de règlement de soldes et de quittances ou bordereaux de vérification de la banque. - Dépôt de titres en vue de leur conservation
(1) Les titres de la Fondation sont déposés ou conservés dans des coffres-forts d’un ou de plusieurs banquiers, d’une ou de plusieurs sociétés fiduciaires ou autres institutions financières choisis par le conseil d’administration.
(2) Tous les titres déposés conformément à l’article (1) ne peuvent être retirés que sur ordre écrit de la Fondation signé par les dirigeants ou représentants autorisés de la Fondation et de la manière déterminée par résolution du conseil d’administration, cette autorisation pouvant être générale ou limitée à des cas spécifiques. - Rapports
Dans les quatre mois suivant la fin de chaque exercice financier de la Fondation, le président soumet au ministre un rapport sur les activités de la Fondation au cours de cet exercice, y compris les états financiers de la Fondation et le rapport du commissaire aux comptes y afférent. - Avis
(1) Lorsqu’un avis est requis en vertu d’une disposition du règlement intérieur de la Fondation, il peut être donné en personne, communiqué par téléphone ou par voie électronique, ou déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique, dans une enveloppe scellée et affranchie, adressée à l’administrateur, au dirigeant ou au membre à son adresse telle qu’elle apparaît dans les livres de la Fondation.
(2) Un avis ou autre document envoyé par la poste est considéré comme signifié au moment où il a été déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique.
(3) Aux seules fins de signification d’un avis, l’adresse d’un membre, d’un administrateur ou d’un dirigeant est sa dernière adresse telle qu’inscrite dans les registres de la Fondation.
(4) Tout dirigeant ou administrateur peut à tout moment renoncer à tout avis devant être donné en vertu des statuts de la Fondation. - Abrogation et modification
Les dispositions du présent règlement qui ne sont pas incorporées dans la loi peuvent être abrogées ou modifiées par une résolution approuvée par la majorité des administrateurs lors d’une réunion du conseil, et aucun avis d’abrogation ou de modification n’est requis.
Code de déontologie et politique en matière de conflits d’intérêts
Fondation canadienne des relations raciales (FCRR)
Code de déontologie et politique en matière de conflits d’intérêts
Date d’approbation/d’entrée en vigueur :
La présente politique a été approuvée par le conseil d’administration (le « conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales le 23 mai 2024 et peut faire l’objet d’un examen au moins tous les trois ans.
- Modifié par le conseil le 20 novembre 2024
La présente politique remplace :
- Le règlement administratif # 2 dans sa plus récente version révisée par le conseil d’administration le 20 septembre 2015
- Le rapport confidentiel, approuvé par le conseil d’administration le 20 septembre 2015
- L’annexe au règlement #2, approuvé par le conseil d’administration les 3 et 4 mai 2008
- L’addenda au règlement #2, approuvé par le conseil d’administration le 5 novembre 1998
Comité exécutif
Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 5
Comité exécutif
- Composition
Le comité est composé d’au moins trois membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil »), comme suit :
a) le président du conseil d’administration, qui est le président du comité;
b) le vice-président;
c) les membres du conseil sont nommés par résolution du conseil parmi les présidents des comités permanents;
d) le directeur général est membre de droit du comité et, sauf avis contraire du président du comité, il assiste à toutes les réunions du comité. - Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration. - Objet
Le comité est un comité permanent qui exerce tous les pouvoirs et s’acquitte de toutes les tâches du conseil lorsque celui-ci n’est pas en session afin d’assurer le bon déroulement des affaires du conseil et de la Fondation, sous réserve que toute approbation de dépense extraordinaire par le comité de dépenses en capital soit approuvée par le conseil et sous réserve de toutes les restrictions qui peuvent être imposées au comité de temps à autre par le conseil. - Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :
a) agir au nom du conseil d’administration et remplir toutes les fonctions du conseil d’administration entre les réunions du conseil d’administration afin de traiter les questions et les problèmes urgents et de mettre en œuvre les décisions, le cas échéant;
b) suivre l’évolution du plan stratégique et opérationnel de la Fondation et recommander d’éventuelles modifications;
c) collaborer avec d’autres comités permanents de la FCRR, le cas échéant;
d) recevoir les rapports de gestion et les rapports des autres comités permanents de la FCRR entre les réunions du conseil d’administration;
e) dresser la liste des points à inclure dans l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration avant chaque réunion du conseil d’administration; et
f) en réponse à des demandes internationales, au cas par cas, fournir des informations sur les questions et les meilleures pratiques relatives aux relations interraciales au Canada. - Rapport d’activité
Lors de chaque réunion du conseil d’administration, le comité rend compte au conseil d’administration, par l’intermédiaire de son président, de l’ensemble de ses travaux depuis la dernière réunion du conseil d’administration. - Fréquence des réunions
Le comité se réunit en fonction des besoins, sur convocation de son président. - Remboursement des frais
Les membres du comité seront remboursés conformément à la politique de la FCRR – Paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.
Approuvé par le conseil d’administration – 22 septembre 2013
Modifié par le conseil d’administration – 20 septembre 2015
Modifié par le conseil d’administration – 19 avril 2020
Comité des ressources humaines
Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 6
Comité des ressources humaines
- Composition
Le comité est nommé par résolution du conseil d’administration et comprend jusqu’à cinq membres, la majorité d’entre eux étant des membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil d’administration »). Les membres externes sont choisis en fonction de leur représentation régionale, de leurs connaissances, de leur expertise et de leur expérience en matière de ressources humaines, de relations interraciales, de justice sociale ou d’autres qualifications professionnelles pertinentes. Un membre du conseil d’administration préside le comité et le président du conseil d’administration est membre de droit du comité. - Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration. - Objet
Le comité est un comité permanent du conseil d’administration chargé de contrôler et d’examiner les politiques, procédures et pratiques de la FCRR en matière de ressources humaines. - Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :
a) Examiner périodiquement la politique des ressources humaines et le code relatif aux conflits d’intérêts des employés et recommander des modifications, le cas échéant, au conseil d’administration;
b) Assister le président du conseil d’administration dans la gestion de l’accord et de l’examen annuels du rendement du directeur général conformément au Programme de gestion du rendement des premiers dirigeants de sociétés d’État, tel qu’amendé par le Bureau du Conseil privé de temps à autre;
c) Le cas échéant, rechercher des candidats appropriés si le poste de directeur général devient vacant;
d) Servir d’arbitre dans le cadre de toute procédure de règlement des griefs, conformément à la politique des ressources humaines; et
e) Recevoir des informations sur tout licenciement de personnel. - Rapport hiérarchique
Le comité rend compte au conseil d’administration par l’intermédiaire de son président. - Fréquence des réunions
Le comité se réunit au moins une fois tous les six mois et, le cas échéant, sur convocation de son président. - Remboursement des frais
Les membres du comité sont remboursés conformément à la politique de la FCRR – Paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.
Révisé et approuvé – #55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013
Comité des finances et de la vérification
Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 8
Comité des finances et de la vérification
Date d’entrée en vigueur : 23 mai 2024, par résolution du conseil d’administration
Calendrier de révision : Au moins tous les trois ans
Versions précédentes :
- Approuvé par la résolution 55.12 du conseil d’administration, le 22 septembre 2013
- Modifié par les résolutions 61.10 et 61.11 du conseil d’administration, le 20 septembre 2015
- Modifié par la résolution 64.3 du conseil d’administration, le 29 octobre 2016
- Modifié par la résolution 73.13 du conseil d’administration, le 19 avril 2020
- Modifié par la résolution 75.12 du conseil d’administration, le 10 juillet 2020
- Introduction
Le comité des finances et de la vérification (le « comité ») est un comité permanent du conseil d’administration (le « conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il fait partie du cadre de gouvernance dans lequel le conseil d’administration, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.
En tant que comité permanent, le comité relève du conseil d’administration qui est ultimement responsable de l’intégrité des systèmes de gestion financière et de contrôle financier de la FCRR ainsi que de l’établissement des rapports requis.
La FCRR est soumise à certains articles de la partie X de la Loi sur la gestion des finances publiques (la « LGFP »), y compris ceux qui régissent le rôle des comités d’audit et la fonction d’audit externe et interne au sein des sociétés d’État. Le bureau du vérificateur général (le « BVG ») a été désigné par le gouverneur en conseil comme auditeur externe de la FCRR, responsable de la vérification des états financiers de fin d’exercice de la FCRR. Le BVG est également responsable des examens spéciaux périodiques exigés en vertu de la LGFP. - But
Le comité des finances et de la vérification a pour mission de :- S’acquitter de toutes les fonctions du comité de vérification d’une société d’État en vertu de l’article 148 de la partie X de la LGFP en ce qui a trait à ce qui suit :
- L’information financière;
- L’audit interne;
- L’audit externe annuel effectué par le BVG; et
- L’examen spécial périodique effectué par le BVG
- Aider le conseil à assurer la responsabilité financière et à superviser la planification financière, les rapports et les principales politiques et activités financières, notamment :
- En révisant et en recommandant le budget annuel de la FCRR, en effectuant le suivi des résultats financiers trimestriels et en recommandant des amendements au budget;
- En fournissant des conseils au conseil et en lui faisant des recommandations concernant les politiques financières importantes et en assumant toute fonction qui peut lui être confiée en vertu de ces politiques.
- S’acquitter d’autres fonctions qui pourraient lui être confiées par le conseil d’administration, y compris celles qui s’avéreraient nécessaires pour superviser les activités de collecte de fonds de la FCRR.
- S’acquitter de toutes les fonctions du comité de vérification d’une société d’État en vertu de l’article 148 de la partie X de la LGFP en ce qui a trait à ce qui suit :
- Composition, durée du mandat et qualifications
Composition
Le comité est composé d’au moins quatre (4) et d’au plus sept (7) membres votants habilités à voter (les « membres votants »), nommés par le conseil sur recommandation du comité de gouvernance. Les membres votants comprennent :
i. Le président du comité, nommé par le conseil parmi les membres du conseil sur recommandation du président du conseil :
– Le président du comité porte également le titre de trésorier aux fins d’apparaître sur les documents officiels ou de les signer.
– Le président du comité siège en tant que membre d’office du comité d’investissement avec droit de vote.
ii. Le président du conseil d’administration, qui est membre d’office de tous les comités, avec droit de vote;
iii. Les membres du conseil d’administration; et
iv. Jusqu’à deux (2) membres externes, lorsqu’une expertise supplémentaire est jugée nécessaire et/ou bénéfique. Les membres externes sont nommés pour une période maximale de quatre (4) ans, avec possibilité de renouvellement de leur mandat pour une période supplémentaire de quatre (4) ans.
Le directeur général de la FCRR est membre d’office du comité sans droit de vote.
Les représentants du BVG, y compris l’équipe d’audit annuel et les inspecteurs qui procèdent à un examen spécial (le « vérificateur ou l’examinateur ») sont avisés de chaque réunion du comité et ont le droit d’y assister et d’y être entendus. Il est d’usage que le comité tienne une séance à huis clos avec les représentants du BVG lors de chaque réunion.
Conditions
Chaque membre votant continue d’être membre jusqu’à ce qu’un successeur lui soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par résolution du conseil ou ne cesse autrement d’être membre du conseil.
Qualifications
La FCRR reconnaît l’importance d’avoir des membres aux connaissances et à l’expertise financières reconnues au sein de son comité des finances et de la vérification – idéalement au moins un membre détenant un titre professionnel comptable. Si aucun des administrateurs nommés ne possède de telles compétences, le comité s’efforcera d’offrir une formation à ses membres afin d’optimiser leur capacité à exercer leurs fonctions et/ou retiendra une expertise externe le cas échéant. - Fonctions et responsabilités
Les fonctions et les responsabilités principales du comité des finances et de la vérification sont les suivantes :
1. Information financière :
– Aider le conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités quant à l’exactitude et l’intégrité des rapports financiers de la Fondation en révisant les états financiers vérifiés de fin d’exercice inclus dans le rapport annuel de la FCRR et en conseillant le conseil d’administration à ce sujet. Ceci comprend l’examen du rapport de gestion (le « rapport de gestion ») qui fait partie du rapport financier annuel destiné au Parlement.
2. Audit externe :
– Réviser et commenter le plan d’audit d’attestation de fin d’exercice du BVG qui vérifie les états financiers, les comptes et les registres de la FCRR.
– Examiner le rapport d’audit de fin d’exercice du BVG et conseiller le conseil à cet égard.
– S’assurer que la direction a établi des plans pour répondre à toute recommandation de l’audit annuel du BVG et assurer le suivi de la mise en œuvre de ces plans.
3. Audit interne :
– Approuver le plan de vérification de la FCRR et superviser ses vérifications internes.
– S’assurer que la direction a établi des plans pour répondre aux recommandations découlant des vérifications internes et assurer le suivi de la mise en œuvre de ces plans.
4. Examens spéciaux :
– Au cours de tout examen spécial mené par le BVG, réviser le plan du BVG sur l’examen spécial et en faire rapport au conseil.
– S’assurer que la direction a établi des plans pour répondre aux recommandations découlant d’un examen spécial et assurer le suivi de la mise en œuvre de ces plans.
5. Budgets et suivi du rendement financier en cours d’exercice :
– Réviser le budget annuel de la FCRR, en s’assurant qu’il est conforme aux plans stratégiques et d’activités de la FCRR, et en recommander l’approbation par le conseil d’administration.
– Réviser les rapports trimestriels sur les écarts et conseiller le conseil à cet égard en recommandant au conseil d’effectuer les modifications nécessaires au budget, sur les conseils de la direction.
– Recevoir des copies électroniques des états financiers trimestriels non vérifiés devant être affichés sur le site Web de la FCRR.
6. Politiques financières :
– Fournir des conseils et faire des recommandations au conseil d’administration concernant les politiques financières importantes et assumer toute fonction qui peut lui être confiée en vertu de ces politiques.
7. Liaison avec le comité d’investissement :
– Recenser tout besoin potentiel pour le transfert de fonds du Fonds de dotation à la FCRR si la Fondation n’a que peu d’autres options financières ou n’a qu’un accès limité aux ressources pour réaliser ses objectifs et ses activités de base, et en informer le comité d’investissement.
8. Gestion des risques et du contrôle interne :
– Superviser la gestion des risques et le contrôle interne de la FCRR et tenir la direction responsable si elle manque à ses responsabilités.
9. Exercer les autres fonctions qui lui sont confiées par le conseil, notamment la supervision des activités de collecte de fonds de la FCRR qui peut lui être confiée. - Fréquence des réunions
Le Comité se réunira conformément au calendrier établi par le conseil pour ses réunions et celles de ses comités, à condition que ce calendrier respecte les obligations statutaires de la FCRR, ou au besoin sur convocation du président du comité. Conformément à la LGFP, le vérificateur ou l’examinateur ou tout membre du comité peut également convoquer une réunion du comité si les circonstances le justifient. - Quorum et vote
La majorité des membres du comité constitue le quorum à toute réunion du comité. Chaque membre ayant droit de vote dispose d’une voix.
Les décisions sont prises à la majorité des votes exprimés. En cas d’égalité des voix, le président du comité est habilité à voter une seconde fois. Si le président du comité ne vote pas une seconde fois, la proposition est réputée rejetée.
S’il est nécessaire de tenir un vote électronique entre les réunions, le quorum est atteint lorsqu’au moins les deux tiers des membres ayant le droit de vote votent par courriel. Toute mesure prise par ces moyens électroniques est consignée dans le procès-verbal de la prochaine réunion officielle du comité. - Remboursement des frais
Les membres du comité seront remboursés conformément à la politique de la FCRR sur le paiement des honoraires et des frais de déplacement aux administrateurs.
Comité de gouvernance
Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 9
Comité d’investissement
- Composition
Le comité est nommé par résolution du conseil d’administration et est composé d’un minimum de trois membres et d’un maximum de six, la majorité d’entre eux étant des membres du conseil d’administration de la FCRR (le « conseil d’administration »). Les membres externes sont choisis en fonction de leur représentation régionale, de leurs connaissances, de leur expertise et de leur expérience en matière de gouvernance, de relations interraciales, de justice sociale ou d’autres qualifications professionnelles pertinentes. Un membre du conseil d’administration préside le comité et le président du conseil d’administration est membre de droit du comité. - Durée du mandat
Chaque membre du comité reste membre du comité jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé, à moins que le membre ne démissionne, ne soit révoqué par une résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’être membre du conseil d’administration. - Objet
Le comité est un comité permanent du conseil d’administration chargé de :
a) D’assurer une gouvernance d’entreprise appropriée et de définir clairement les rôles respectifs, les devoirs et les responsabilités de la direction, du conseil d’administration et de ses comités;
b) Développer le programme de gouvernance d’entreprise de la FCRR;
c) Mesurer l’efficacité du programme de gouvernance d’entreprise de la FCRR;
d) Définir les procédures à suivre pour les nouveaux administrateurs;
e) Définir des procédures permettant d’évaluer l’efficacité du conseil d’administration, du président du conseil d’administration, du vice-président du conseil d’administration, des administrateurs, des membres du bureau du conseil d’administration, des comités et des présidents des comités. - Responsabilités
Dans l’exercice de ses responsabilités, le comité doit :
Politiques et procédures
a) S’assurer que des procédures appropriées en matière de surveillance d’orientation stratégique et de révision de résultats d’opérations en cours sont établies et que le conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités en suivant ces procédures;
b) Analyser les politiques stratégiques de la FCRR et les autres politiques associées à la mise en place d’un programme efficace de gouvernance d’entreprise, et conseiller le conseil à ce sujet;
Évaluation
a) Aider le conseil d’administration à évaluer les performances du conseil d’administration, du président et des administrateurs;
Plan de relève
a) Veiller à ce qu’une planification efficace de la relève du directeur général soit en place, y compris en cas d’urgence;
Révisé et approuvé – no 55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013
Modifié – no 73 Réunion du conseil d’administration, 18-19 avril 2020
Modifié à nouveau – no 75 Réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020
Rapports
a) Veiller à ce que les rapports sur la gouvernance d’entreprise soient conformes aux exigences en matière d’information publique;
Réunions du conseil d’administration
a) Définir des procédures pour les réunions du conseil d’administration et veiller à ce que des processus, des procédures et des structures soient en place pour garantir que le conseil d’administration fonctionne indépendamment de la direction et sans conflits d’intérêts;
Relations du conseil d’administration avec la direction
a) Aider à définir clairement les rôles, les devoirs et les responsabilités de la direction et du conseil d’administration, et définir les pouvoirs qui sont délégués par le conseil d’administration aux comités du conseil d’administration et à la direction;
b) Veiller aux bonnes relations entre la direction et le conseil d’administration et proposer des améliorations, le cas échéant, pour que les relations de travail restent efficaces et appropriées;
Structure et composition du conseil d’administration et des comités
a) Analyser les mandats des comités du conseil d’administration et recommander, le cas échéant, les modifications appropriées;
b) Veiller à ce que les profils et les critères de sélection du conseil d’administration et des comités soient à jour;
c) Définir et réviser le profil de compétences du conseil d’administration, détecter les lacunes, identifier les compétences nécessaires à l’organisation et proposer des recommandations au président en fonction des besoins de l’organisation et en prévision des conseils demandés par le gouvernement lors de la nouvelle nomination d’un gouverneur en conseil à la FCRR;
d) Proposer des recommandations au conseil d’administration pour la répartition des directeurs entre les divers comités;
e) Mettre en place un programme d’orientation destiné aux nouveaux membres du conseil d’administration;
f) Promouvoir des programmes de formation pour les administrateurs;
g) Surveiller les dates d’échéance des mandats des administrateurs, ou lorsque les postes deviennent vacants, et veiller à ce que les candidatures aux comités permanents et consultatifs soient soumises au conseil d’administration suffisamment tôt pour être examinées, approuvées et recommandées par le conseil;
h) Aider le conseil à identifier les bons candidats pour les postes de directeur général, de président du conseil, de vice-président et d’administrateurs, et proposer des recommandations sur ces questions au conseil ou au président selon le profil de compétences et les critères de sélection établis pour ces postes.
Généralités
a) Tenir compte des remarques importantes en matière de gouvernance formulées par les administrateurs; et
b) Prendre toute initiative nécessaire pour aider le conseil d’administration à assurer une gouvernance exemplaire - Rapports hiérarchiques
Le comité rend compte au conseil d’administration par l’intermédiaire de son président. - Fréquence des réunions
Le comité se réunit au moins une fois tous les six mois et, le cas échéant, sur convocation de son président.
Révisé et approuvé – no 55 Réunion du Conseil, 21-22 septembre 2013
Modifié – no 73 Réunion du Conseil, 18-19 avril 2020
Amendée – no 75 Réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020 - Remboursement des frais
Les membres du comité sont remboursés conformément à la politique de la FCRR – Paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.
Révisé et approuvé – no 55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013
Nouvelle modification – no 75 Réunion du conseil d’administration, 10 juillet 2020
Comité d’investissement
Fondation canadienne des relations raciales
Règlement no 10
Comité d’investissement
Date d’entrée en vigueur : 25 mai 2023 par résolution du conseil d’administration
Calendrier d’examen : Au moins tous les trois ans
Examen obligatoire : Immédiatement après toute modification de l’énoncé de la politique de placement ayant une incidence sur les rôles et les responsabilités du comité
- Introduction
Le comité des placements (le « comité » ) est un comité permanent du conseil d’administration (le « conseil » ) de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il fait partie du cadre de gouvernance dans lequel le conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.
En tant que comité permanent, le comité rend compte au conseil d’administration, qui est responsable en dernier ressort de l’investissement des actifs de la Fondation; le comité n’a pas de capacité de décision indépendante en soi. - Objectif
L’objectif du comité est d’aider le conseil d’administration à s’acquitter de son obligation fiduciaire de surveillance financière prudente du Fonds de dotation de la FCRR (le « Fonds » ), qui a été créé en vertu de l’article 22 de la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales (la « loi » ). Plus précisément, le comité aide le conseil d’administration à s’assurer que les fonds sont gérés conformément à l’énoncé de politique de placement (« EPP » ), tel qu’établi et modifié de temps à autre par le conseil d’administration. - Composition et durée
Composition du Comité
Le comité se compose d’au moins quatre (4) et d’au plus sept (7) membres votants, comme suit :
i. Le président du conseil d’administration de la FCRR;
ii. Le président du comité d’investissement de la FCRR, qui est nommé par le conseil d’administration;
iii. Le président du comité des finances et de l’audit de la FCRR;
iv. Des membres nommés parmi les membres du conseil qui devraient – dans la mesure du possible compte tenu de la composition du conseil à ce moment-là – avoir des compétences financières et des connaissances ou de l’expérience en matière de finances et d’investissement; et
v. Des membres externes qualifiés recommandés par le président du comité et approuvés par le conseil d’administration.
Le directeur général de la FCRR est un membre de droit du comité, sans droit de vote.
Fondation canadienne des relations raciales
Mandat du comité d’investissement
Révisé et approuvé – No55 Réunion du Conseil d’administration, 21-22 septembre 2013;
Révisé à nouveau – No 73 Réunion du Conseil d’administration, 18-19 avril 2020;
Révisé à nouveau – No 86 Réunion du Conseil d’administration, 25 mai 2023
Durée du mandat
Les membres du comité sont nommés pour une durée maximale de trois ans, avec un seul renouvellement d’une durée maximale de deux ans. Lors de l’examen des nominations au comité, le conseil d’administration s’efforce d’assurer la continuité et d’éviter que plusieurs mandats n’expirent simultanément. - Quorum et vote
La majorité des membres du comité constitue le quorum lors de toute réunion du comité. Chaque membre votant dispose d’une voix. Les questions sont tranchées à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des voix sur une question, le président du comité a le droit de procéder à un second vote. Si le président du comité ne procède pas à un second vote, la question est considérée comme rejetée. Nonobstant ce qui précède, le comité ne peut formuler une recommandation au conseil d’administration sans qu’une majorité des membres du conseil d’administration siégeant au comité ne vote en faveur de la question.
S’il est nécessaire de procéder à un vote électronique entre les réunions, le quorum est atteint lorsqu’au moins deux tiers des membres habilités à voter votent par courrier électronique. Toute mesure prise par ces moyens électroniques est ratifiée lors de la prochaine réunion du comité dûment convoquée et consignée dans le procès-verbal de cette réunion. - Rôles et responsabilités
Les principaux rôles du comité sont les suivants :
– Conseiller le conseil d’administration sur la sélection du gestionnaire du fonds d’investissement (le « gestionnaire »)
– Examiner régulièrement l’EPP et recommander toute modification nécessaire;
– Obtenir des assurances et s’assurer que le Fonds est géré conformément à l’EPP, et que son rendement est conforme aux critères de référence et/ou aux objectifs éventuellement définis dans l’EPP.
La section 6.2 de l’EPP établit les responsabilités spécifiques du comité. Toute modification des responsabilités décrites dans l’EPP nécessite une modification corrélative du présent mandat.
Le comité d’investissement est chargé de :
i. maintenir une compréhension raisonnable des exigences légales et des contraintes réglementaires applicables au portefeuille, avec l’avis de conseillers juridiques ou professionnels externes, le cas échéant;
ii. formuler des recommandations au conseil d’administration concernant la sélection, l’embauche ou la révocation du gestionnaire;
iii. surveiller le rendement du portefeuille lors de chaque réunion et réserver au moins 15 minutes à la fin de chaque réunion pour une séance à huis clos sans le gestionnaire;
iv. sur une base annuelle, réviser l’EPP de la Fondation et recommander tout amendement approprié;
v. formuler des recommandations au conseil d’administration concernant le mandat du gestionnaire, ces recommandations devant refléter les dispositions de l’EPP;
vi. veiller à ce que le gestionnaire soit informé de toute modification de son mandat;
vii. informer le gestionnaire du montant et de l’échéance des flux de trésorerie du portefeuille, suivant les conseils de la direction de la FCRR;
viii. demander à la société de gestion d’exclure tout actif, titre ou catégorie d’investissement conformément aux dispositions de l’EPP;
ix. en tenant compte des recommandations du gestionnaire, prendre les mesures appropriées pour s’assurer que le portefeuille est rééquilibré, si nécessaire;
x. tous les deux ans, examiner les performances du gestionnaire et recommander la prolongation du contrat de service, si cela est jugé approprié; et
xi. rendre compte des activités du comité au conseil d’administration.
xii. Si la valeur de marché du fonds de dotation tombe en dessous du montant de 24 millions de dollars en capital reçu (ce qui est toujours possible en cas d’évolution incontrôlable du marché), le comité est censé prendre les mesures suivantes :
– convoquer, par l’intermédiaire du président du comité, une réunion d’urgence du comité afin de discuter de la situation avec le directeur et d’examiner les mesures à prendre;
– informer le conseil, par l’intermédiaire du président, de la situation et recommander toute action que le comité jugerait opportune et qui nécessiterait la délibération et l’approbation du conseil;
– suivre le rendement du portefeuille sur une base mensuelle. - Examen trimestriel du rendement du fonds et fréquence des réunions
Le conseiller en investissement fourni au comité, par l’intermédiaire du secrétaire général, une copie électronique des relevés trimestriels dans un délai d’un mois après la fin du trimestre précédent.
Le comité rencontre normalement le conseiller en investissement au moins trois fois par an avant les réunions programmées du conseil d’administration, soit en personne, soit par voie électronique. L’objectif de ces réunions est le suivant :
– Examiner avec le conseiller en investissement le rendement du fonds et sa conformité avec l’EPP;
– Examiner toute recommandation formulée par le conseiller en investissement; et
– au moins une fois par an, revoir l’EPP.
Une séance à huis clos sera prévue à la fin de chacune de ces deux réunions sans le conseiller en investissement.
Des réunions supplémentaires peuvent également être convoquées à la demande du président du comité ou, à la demande d’un membre du comité, avec le soutien de la majorité des membres du comité. - Remboursement des frais
Les membres des comités seront remboursés conformément à la politique de la FCRR sur le paiement d’honoraires et de frais de déplacement aux administrateurs.
Fondation canadienne des relations raciales
Mandat du comité d’investissement
Révisé et approuvé – No 55 Réunion du conseil d’administration, 21-22 septembre 2013;
Révisé à nouveau – No 73 Réunion du conseil d’administration, 18-19 avril 2020;
Révisé à nouveau – No 86 Réunion du conseil d’administration, 25 mai 2023