Règlements

Règlement administratif no 1 régissant l’administration, la gestion et la direction des affaires des affaires et des activités de la Fondation canadienne des relations raciales

Date d’entrée en vigueur :	Le 20 mars 2025, par résolution du conseil d’administration de la Fondation canadienne des relations raciales
Calendrier de révision :	Au moins tous les trois ans
Versions antérieures	Approuvé par le conseil d’administration le 18 avril 1997 Modifié par résolution du conseil par courriel le 23 déc. 2016 Modifié par le conseil d’administration le 19 avril 2020 Modifié par le conseil d’administration le 21 novembre 2023

Article 1
Dispositions générales

1.01.    Titre court
Le présent règlement administratif s’intitule, et peut être cité sous le titre de : Règlement administratif no 1 de la Fondation canadienne des relations raciales.

1.02.    Interprétation
Dans le présent règlement administratif et dans tous les autres règlements administratifs de la Fondation canadienne des relations raciales, le singulier comprend le pluriel, et vice versa; l’utilisation du genre masculin ou féminin inclut toutes les personnes, quelle que soit leur identité de genre.

1.03.    Définitions

À moins que le contexte le spécifie ou ne le requière autrement :

(a) La Loi désigne la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales, L.C. 1991, ch. 8, y compris tout règlement administratif pris en application de celle-ci ainsi que toute loi ou tout règlement administratif qui pourraient y être substitués, avec leurs modifications successives.(b) Conseil désigne le conseil d’administration de la Fondation canadienne des relations raciales.
(c) Règlement administratif désigne tout règlement administratif de la Fondation canadienne des relations raciales adopté par le conseil d’administration et modifié de temps à autre; lorsqu’il comporte une majuscule dans le présent document, Règlement administratif désigne le Règlement administratif no 1 de la Fondation canadienne des relations raciales.
(d) Président désigne le président ou la présidente du conseil d’administration.
(e) Administrateur désigne un membre du conseil d’administration, nommé conformément à l’article 6 (1) de la Loi.
(f) Directeur général désigne le directeur général de la Fondation, qui est également le chef de la direction de la FCRR conformément à l’article 9 de la Loi.
(g) LGFP désigne la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C., 1985, ch. F-11.
(h) Fondation désigne la Fondation canadienne des relations raciales.
(i) Ministre désigne le membre du Conseil privé du Roi pour le Canada désigné comme ministre aux fins de la Loi sur le multiculturalisme canadien.
(j) Politiques de la société désigne les politiques de la société ou de gouvernance approuvées par le conseil d’administration conformément au paragraphe 2.03(c) du présent Règlement.
(k) Une personne s’entend d’une personne physique, d’une entreprise individuelle, d’une société de personnes, d’une association non constituée en personne morale et d’une personne morale.

1.04.    Siège principal
Le siège principal de la Fondation est fixé dans la municipalité de la communauté urbaine de Toronto, en Ontario.

1.05.    Sceau
Le sceau de la Fondation, s’il y a lieu, revêt la forme déterminée par le conseil.

Article 2
Conseil d’administration

2.01.    Composition et durée du mandat

(a) Le conseil d’administration est composé d’un président et d’au plus onze (11) autres administrateurs, nommés par le gouverneur en conseil sur recommandation du ministre, en conformité avec le paragraphe 6 (1) de la Loi. Les membres ainsi nommés doivent posséder les connaissances ou l’expérience requises pour appuyer la Fondation dans la réalisation de son objectif.
(b) Tout administrateur doit être une personne d’au moins dix-huit (18) ans. Nul ne peut exercer les fonctions d’administrateur s’il est un employé de la Fondation, s’il a été déclaré incapable par un tribunal canadien ou étranger, s’il a le statut de failli, ou s’il s’avère un « particulier inadmissible » au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu.
(c) La durée du mandat du président et de chaque administrateur est établie par le gouverneur en conseil, sans toutefois excéder quatre (4) ans.
(d) Les administrateurs sont admissibles à un renouvellement de mandat au sein du conseil, à des fonctions identiques ou distinctes.
(e) Le directeur général est membre de droit du conseil d’administration, avec voix consultative et sans droit de vote.

2.02.    Démission
Tout administrateur qui désire démissionner doit notifier le conseil d’administration par écrit à cet effet. La démission prend effet au moment de la réception de l’avis par le conseil d’administration ou à la date ou l’heure spécifiée dans ledit avis, selon la formulation la plus tardive.

2.03.    Pouvoirs et fonctions

(a) Le conseil d’administration gère les activités de la Fondation. Le conseil est investi de l’ensemble des pouvoirs et fonctions qui lui sont attribués en vertu de la Loi, de la LGFP et de tout autre texte législatif ou réglementaire applicable, et il exerce ces pouvoirs et s’acquitte de ces fonctions.
(b) Lorsque la loi le permet et que le conseil le juge opportun, ce dernier peut déléguer ses pouvoirs et fonctions par voie de règlement administratif, de politique ou de résolution.
(c) Le conseil peut adopter, modifier ou abroger les politiques de la société et les règlements administratifs qui ne sont pas incompatibles avec le présent Règlement administratif, relativement à des questions telles que le mandat des comités, les fonctions des dirigeants, le code de déontologie du conseil et les conflits d’intérêts, ainsi que les exigences procédurales et autres relatives aux règlements administratifs, selon ce que le conseil juge opportun périodiquement. Toute politique de la société ou tout règlement administratif adopté par le conseil demeure en vigueur jusqu’à sa modification, son abrogation ou son remplacement par une résolution ultérieure du conseil.
(d) Le conseil supervise la gestion du portefeuille de placements de la Fondation, y compris le fonds de dotation établi par la Loi, conformément aux modalités et conditions énoncées dans l’énoncé de politique de placement de la Fondation.

2.04.    Réunions du conseil

(a) Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an.
(b) Le conseil d’administration se réunit aux dates, heures et lieux, ou par tout autre moyen approprié, déterminés par le président.
(c) Les réunions du conseil d’administration peuvent se tenir par conférence téléphonique, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication permettant à l’ensemble des participants de communiquer de manière adéquate entre eux au cours de la séance. Toute personne participant à une réunion par l’un de ces moyens est réputée présente à ladite réunion.
(d) Le conseil d’administration tient au moins une réunion en personne chaque année, sauf en cas de force majeure ou de circonstances imprévues.

2.05.    Avis de convocation aux réunions

(a) Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le président ou, en cas d’absence ou d’empêchement de ce dernier, par le vice-président.
(b) Aucun avis formel de convocation à une réunion du conseil n’est requis si tous les administrateurs sont présents, ou si les administrateurs absents ont signifié leur consentement à ce que la réunion se tienne en leur absence.
(c) L’avis de convocation à une réunion du conseil doit être remis en personne, par téléphone ou par voie électronique à chaque administrateur au moins quarante-huit (48) heures avant la tenue de la réunion, ou lui être posté au moins dix (10) jours avant celle-ci.
(d) La déclaration du secrétaire général attestant qu’un avis a été donné conformément au présent Règlement administratif constitue une preuve suffisante et concluante de la transmission dudit avis.
(e) L’omission accidentelle de transmettre un avis, la non-réception d’un avis alors que la Fondation l’a transmis conformément au présent Règlement administratif, ou toute erreur dans un avis n’affectant pas sa substance, ne saurait invalider les délibérations ou les décisions prises lors de la réunion visée par cet avis, ni celles fondées sur ce dernier.
(f) Toute personne peut renoncer à un avis de convocation ou abréger le délai requis pour sa transmission; cette renonciation ou cet abrègement remédie à tout défaut concernant la transmission ou le délai de l’avis, selon le cas.

2.06.    Quorum et vote

(a) La majorité des administrateurs en fonction constitue le quorum lors des réunions du conseil d’administration.
(b) Chaque administrateur votant dispose d’une voix. Le vote par scrutin secret n’est requis que si la demande en est faite par au moins un administrateur votant présent.
(c) Toute question soumise à une réunion du conseil d’administration est tranchée à la majorité des voix exprimées.
(d) Les questions sont réputées résolues dès lors que le président de la réunion déclare qu’une résolution est adoptée ou rejetée.
(e) En cas d’égalité des voix, le président de la réunion ne dispose pas d’une seconde voix ni d’une voix prépondérante, et la motion est réputée rejetée.
(f) Le Conseil ou ses comités peuvent décider ou approuver une résolution par courriel ou par d’autres moyens électroniques. En cas de vote électronique, un quorum sera constitué lorsqu’au moins les deux tiers des administrateurs admissibles votent par courriel.

2.07.    Assemblée publique annuelle

(a) Conformément aux dispositions du paragraphe 113.1 (1) de la LGFP, la Fondation est tenue de convoquer et de tenir une assemblée publique annuelle dans un délai maximal de quinze (15) mois à compter de la date de la tenue de l’assemblée publique précédente.
(b) Conformément aux dispositions du paragraphe 113.1 (3) de la LGFP, la Fondation veille à la publication d’un avis de convocation à ladite assemblée au moins trente (30) jours avant la date fixée pour sa tenue. Cet avis doit obligatoirement préciser le lieu, le cas échéant, la date et l’heure de l’assemblée, les modalités de participation à celle-ci ainsi que les procédures permettant d’obtenir des exemplaires du rapport annuel le plus récent de la Fondation.
(c) Conformément aux dispositions du paragraphe 113.1 (4) de la LGFP, un ou plusieurs administrateurs ainsi que le directeur général prennent part à ladite assemblée afin de répondre aux questions formulées par le public.

2.08.    Comités du conseil

(a) Conformément aux articles 12 et 16 de la Loi et au paragraphe 148(1) de la LGFP, le conseil d’administration constitue des comités afin de l’assister dans l’accomplissement de ses fonctions et responsabilités.
(b) Le Conseil d’administration constitue, au minimum :
      (i) un comité exécutif; et
      (ii) un comité des finances et de l’audit.
(c) Le conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge opportun ou nécessaire, établir d’autres instances ou comités consultatifs aux fins qu’il détermine et, sous réserve des dispositions de la Loi, investis des pouvoirs qu’il estime appropriés.
(d) La présidence de chaque comité est confiée par le conseil d’administration à l’un de ses administrateurs, sur proposition du président du conseil.
(e) Le conseil d’administration dispose de la faculté de nommer des personnes externes au conseil au sein de tout comité, à l’exclusion du comité exécutif et du comité des finances et de l’audit, pourvu que lesdites personnes ne soient pas employées par la Fondation.
(f) En conformité avec le paragraphe 148(1), le comité des finances et de l’audit est composé d’au moins trois (3) administrateurs n’exerçant aucune fonction de dirigeant ou d’employé, et peut s’adjoindre d’autres administrateurs.
(g) Le directeur général siège d’office à titre de membre sans droit de vote au sein de chaque comité, à l’exception du comité des finances et de l’audit, et est habilité à assister à l’ensemble des délibérations, sauf avis contraire de la présidence du comité visé.
(h) Le président du conseil est membre votant de plein droit de l’ensemble des comités.
(i) En cas de partage égal des voix lors d’une séance de comité, le président de la séance ne dispose d’aucune voix prépondérante ni d’un second suffrage; la proposition est, par conséquent, déclarée rejetée.
(j) À l’exception du comité de direction, lequel est habilité à agir au nom du conseil d’administration dans l’intervalle des séances ordinaires selon les compétences qui lui ont été expressément déléguées, aucun comité ne jouit d’un pouvoir décisionnel autonome. Chaque comité est tenu de faire rapport de ses travaux au conseil d’administration par l’entremise de sa présidence respective.

Article 3
Dirigeants de la Société

3.01.    Dirigeants de la Fondation
Les dirigeants de la Fondation sont le président, le vice-président et le directeur général.

(a) Le conseil d’administration élit l’un des administrateurs, autre que le président, aux fonctions de vice-président. En cas d’absence ou d’empêchement du président, ou de vacance de son poste, le vice-président peut exercer les fonctions de président. Si le vice-président est absent ou empêché d’agir en qualité de président, le conseil d’administration peut alors nommer un autre administrateur pour exercer les fonctions et pouvoirs du président.

(b) Le directeur général est nommé par le gouverneur en conseil, sur recommandation du ministre, pour un mandat n’excédant pas cinq (5) ans. Le ministre consulte le conseil d’administration avant de formuler toute recommandation relative à la nomination du directeur général. Le mandat du directeur général est renouvelable.

(c) Le directeur général est responsable de la mise en œuvre des plans stratégiques et des politiques de la Fondation, et il supervise les opérations courantes ainsi que l’administration de la Fondation. Conformément à la Loi, le directeur général assure la direction et la supervision des travaux et du personnel de la Fondation, et il peut engager les dirigeants, employés et mandataires nécessaires à la bonne conduite des travaux de la Fondation. Le chef de la direction se conforme à toutes les directives légitimes du conseil d’administration et lui fournit, à tout moment raisonnable, tous les renseignements que celui-ci peut exiger concernant les affaires de la société.

(d) Les dirigeants de la Fondation exercent leurs fonctions conformément aux politiques générales du conseil d’administration, en particulier la politique de gouvernance, et s’acquittent de toute autre fonction que le conseil d’administration peut exiger.

Article 4
Rémunération et indemnisation

4.01.    Rémunération et frais

(a) Conformément à la Loi, le président et les autres administrateurs reçoivent, pour leur présence aux réunions de la Fondation et pour l’exercice des autres fonctions prévues par la Loi, la rémunération fixée par le gouverneur en conseil.
(b) Conformément à la Loi, le directeur général, le président et les autres administrateurs ont droit au paiement des frais de déplacement et de subsistance engagés dans l’exercice des fonctions que leur confère la présente loi, selon ce que fixe le gouverneur en conseil.
(c) Le traitement et toute autre rémunération à verser au directeur général sont fixés par le gouverneur en conseil.
(d) Le conseil d’administration peut fixer les avantages du directeur général, pourvu que ces avantages ne constituent pas une rémunération par ailleurs établie par le gouverneur en conseil.

4.02.    Indemnisation des administrateurs et dirigeants

(a) La Fondation a la faculté d’indemniser tout administrateur ou dirigeant, actuel ou ancien, de la Fondation, ainsi que toute personne ayant agi à sa demande en qualité d’administrateur ou de dirigeant d’une autre personne morale dont la Fondation est ou fut actionnaire ou créancière, de même que ses héritiers et ayants droit, de l’ensemble des frais, charges et dépenses, y compris toute somme versée pour le règlement d’une action ou l’exécution d’un jugement, raisonnablement engagés par ladite personne au titre de toute action ou procédure civile, pénale ou administrative à laquelle elle est partie en raison de ses fonctions ou qualités susmentionnées, sous réserve que :
      (i) ladite personne ait agi avec honnêteté et de bonne foi, dans l’intérêt supérieur de la Fondation ou de l’autre personne morale; et
      (ii) dans le cadre de toute action ou procédure pénale ou administrative entraînant l’infliction d’une peine pécuniaire, ladite personne eût des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi.(ii) dans le cadre de toute action ou procédure pénale ou administrative entraînant l’infliction d’une peine pécuniaire, ladite personne eût des motifs raisonnables de croire que sa conduite était conforme à la loi.
(b) La Fondation a la faculté de souscrire et de maintenir en vigueur une police d’assurance au bénéfice de tout administrateur ou dirigeant, ainsi que de ses héritiers et ayants droit, afin de les garantir contre toute responsabilité, tout frais, charge ou dépense engagés par l’administrateur ou le dirigeant, tel qu’il est énoncé au paragraphe 4.02(a) du présent Règlement administratif.

Article 5
Conflit d’intérêts

5.01.    Divulgation d’intérêt dans un contrat

(a) Conformément à la Loi, tout administrateur ou dirigeant de la Fondation qui :
      (i) est partie à un contrat important ou à un projet de contrat important avec la Fondation, ou
      (ii) est administrateur ou dirigeant d’une personne qui est partie à un contrat important ou à un projet de contrat important avec la Fondation, ou détient un intérêt important dans une telle personne
doit divulguer par écrit à la Fondation la nature et l’étendue de son intérêt, et ne peut prendre part au vote concernant ledit contrat.
(b) Toute divulgation de cette nature doit être effectuée conformément aux exigences de la Loi et de la politique de la Fondation relative aux conflits d’intérêts.

5.02.    Politique relative aux conflits d’intérêts
Le conseil d’administration adopte une politique relative aux conflits d’intérêts, laquelle doit comporter des dispositions concernant :

(a) le champ d’application de la politique et les circonstances susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts;
(b) le moment, la forme et les modalités selon lesquels la divulgation d’un intérêt (y compris un intérêt visé à l’alinéa 5.01 a)) doit être effectuée;
(c) les restrictions quant à la participation d’un administrateur ou d’un dirigeant ayant divulgué un intérêt à toute délibération relative à la question faisant l’objet de ladite divulgation;
(d) les autres règles, directives ou procédures que le conseil d’administration peut établir périodiquement.

Article 6
Gestion financière et administration

6.01.    Exercice financier
L’exercice financier de la Fondation est la période commençant le 1er avril d’une année et se terminant le 31 mars de l’année suivante.

6.02.    Vérificateurs

(a) Les vérificateurs de la Fondation sont le Bureau du vérificateur général du Canada.
(b) Les livres, registres et opérations financières de la Fondation sont vérifiés annuellement par les vérificateurs de la Fondation, conformément à la LGFP, et un rapport de vérification doit être présenté au conseil d’administration.

6.03.    Livres comptables et registres
Les administrateurs supervisent, et le directeur général veille à ce que tous les livres comptables et registres requis de la Fondation par la Loi, la LGFP, les règlements administratifs de la Fondation ou par tout texte législatif ou réglementaire applicable soient régulièrement et dûment tenus

6.04.    Signature des documents

(a) Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres instruments écrits requérant une signature par la Fondation peuvent être signés par deux (2) personnes parmi le président, le vice-président et le directeur général. De plus, le conseil d’administration peut, de temps à autre, par voie de résolution ou de politique interne, déterminer les modalités de signature d’un document ou d’une catégorie de documents particuliers, ainsi que la ou les personnes habilitées à cet effet.
(b) Toute personne autorisée à signer un document peut y apposer le sceau de la personne morale, le cas échéant. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un instrument, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de la Fondation est une copie conforme à l’original.

6.05.    Rapports
Dans un délai de quatre (4) mois suivant la clôture de chaque exercice financier de la Fondation, le président soumet au ministre un rapport relatif aux activités de la Fondation au cours dudit exercice, lequel comprend les états financiers de la Fondation ainsi que le rapport du vérificateur y afférent.

Article 7
Généralités

7.01.    Loi sur les langues officielles
En sa qualité de société d’État fédérale, la Fondation est assujettie aux dispositions de la Loi sur les langues officielles et est tenue d’élaborer les politiques requises pour donner effet à cette obligation.

7.02.    Avis

(a) Lorsqu’un avis est requis en vertu de toute disposition des règlements administratifs de la Fondation, ledit avis peut être signifié en personne, par téléphone, par voie électronique, ou par son dépôt dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique, sous pli scellé et affranchi, adressé à l’administrateur, au dirigeant ou au membre de comité à l’adresse figurant aux registres de la Fondation.
(b) Tout avis ou autre document expédié par voie postale est réputé signifié au moment de son dépôt dans un bureau de poste ou dans une boîte aux lettres publique.
(c) Aux fins de la signification de tout avis, l’adresse de tout administrateur, dirigeant ou membre de comité correspond à la dernière adresse inscrite aux registres de la Fondation.
(d) Tout administrateur ou dirigeant peut, en tout temps, renoncer à tout avis exigé en vertu des règlements administratifs de la Fondation.

7.03.    Abrogation et modifications
Les dispositions du présent règlement administratif qui ne sont pas codifiées dans la Loi peuvent être abrogées ou modifiées par voie de résolution adoptée à la majorité des administrateurs lors d’une séance du conseil d’administration.

Règlement administratif no 2 : Mandat du comité exécutif

Date d’entrée en vigueur :	Le 17 juin 2025, par résolution du conseil d’administration
Calendrier de révision :	Au moins tous les trois ans
Versions antérieures	Approuvé par le conseil d’administration le 22 septembre 2013 Modifié par le conseil d’administration le 20 septembre 2015 Nouvelle modification le 19 avril 2020 Nouvelle modification le 21 novembre 2023 Nouvelle modification le 20 mars 2025

1. Introduction

Le comité exécutif (le « Comité ») est un comité permanent du conseil d’administration (le « Conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il s’inscrit dans le cadre de gouvernance au sein duquel le Conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.

Contrairement aux autres comités du Conseil, le comité exécutif a le pouvoir d’exercer les attributions du Conseil entre les réunions de ce dernier, sous réserve de certaines restrictions. Le président du Conseil rend compte au conseil des délibérations du Comité lors de la réunion suivante du Conseil.

2. Mandat

Le Comité a pour mandat d’assurer le déroulement ordonné des affaires du Conseil lorsque celui-ci n’est pas en séance, sous réserve de certaines restrictions. Plus précisément, le comité exécutif ne peut pas :

• Approuver les politiques, les plans stratégiques, les plans d’affaires, les budgets des plans d’affaires, les rapports annuels ou les états financiers vérifiés;
• Adopter, modifier ou abroger des règlements administratifs;
• Prendre toute autre décision ou exercer tout autre pouvoir au nom du Conseil qui ont été expressément interdits par une politique ou une résolution du Conseil.

3. Composition et durée du mandat

Le comité exécutif est présidé par le président du Conseil et comprend le vice-président du Conseil ainsi que les présidents de tous les autres comités permanents dûment constitués du Conseil. Le directeur général est membre d’office du Comité, sans droit de vote.

Chaque membre du Comité (le « Membre ») demeure en fonction jusqu’à la nomination de son successeur, à moins qu’il ne démissionne, soit révoqué par résolution du conseil d’administration ou cesse de toute autre manière de siéger au conseil d’administration

4. Fonctions et responsabilités

Les fonctions principales du Comité sont les suivantes :

• Agir au nom du conseil d’administration et exercer l’ensemble des attributions de ce dernier dans l’intervalle entre ses réunions, sous réserve des restrictions énoncées à la section 2, notamment :
• Examiner, recommander des points et approuver l’ordre du jour de la prochaine réunion prévue du conseil d’administration.

5. Fréquence des réunions

Le Comité se réunit conformément au calendrier établi par le conseil d’administration pour ses propres réunions et celles de ses comités, ou au besoin, à la demande de la présidence du Comité.

6. Quorum et vote

La majorité des membres investis du droit de vote (les « membres votants ») constitue le quorum lors de toute séance du Comité. Chaque membre votant dispose d’une voix.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité des voix, le président du Comité ne dispose pas d’une voix prépondérante, et la proposition est réputée rejetée.

En cas de nécessité d’un vote électronique entre les séances, le quorum est réputé atteint lorsqu’au moins les deux tiers des membres votants expriment leur suffrage par courrier électronique. Toute mesure adoptée par de tels moyens électroniques doit être consignée au procès-verbal de la séance subséquente du Comité dûment convoquée.

7. Remboursement des frais

Les membres se verront rembourser les frais inhérents à leur participation aux réunions du Comité, conformément à la politique du conseil d’administration de la FCRR en matière de déplacements et de frais d’hébergement.

8. Révision

Le comité exécutif procède à la révision de son mandat tous les trois ans — ou plus fréquemment si nécessaire — dans le cadre de l’examen triennal de l’ensemble des mandats des comités par le comité de gouvernance.

Règlement administratif no 3 : Mandat du comité de gouvernance

Date d’entrée en vigueur :	Le 17 juin 2025, par résolution du conseil d’administration
Calendrier de révision :	Au moins tous les trois ans
Versions antérieures	Approuvé par le conseil d’administration le 22 septembre 2013 Modifié par le conseil d’administration le 20 septembre 2015 Nouvelle modification le 19 avril 2020 Nouvelle modification le 21 novembre 2023 Nouvelle modification le 20 mars 2025

1. Introduction

Le comité de gouvernance (ci-après le « Comité ») est un comité permanent du conseil d’administration (le « Conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il s’inscrit dans le cadre de gouvernance au sein duquel le Conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.

En tant que comité permanent, le Comité relève du Conseil, lequel est ultimement responsable de la gouvernance de la Fondation. Le Comité ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel autonome en propre.

2. Mandat

Le Comité a pour mandat d’appuyer le Conseil dans l’établissement et le maintien d’un système rigoureux de gouvernance d’entreprise fondé sur des responsabilités, des fonctions, des délégations de pouvoirs et des rôles clairement définis et conformes aux meilleures pratiques d’un conseil de gouvernance et d’orientation.

3. Composition et durée du mandat

Le Comité est composé d’au moins quatre (4) et d’au plus sept (7) membres ayant le droit de vote (les « membres votants »), nommés par le conseil d’administration sur recommandation du comité de gouvernance. Les membres votants comprennent :

• Un président du Comité, nommé par le conseil d’administration parmi les administrateurs, sur recommandation du président du conseil d’administration;
• Le président du conseil d’administration, qui est membre d’office avec droit de vote de tous les comités;
• Des membres du conseil d’administration; et
• Un maximum de deux (2) membres externes, lorsque des compétences additionnelles sont jugées requises ou bénéfiques, pourvu que le nombre de membres externes ne constitue pas la majorité des membres votants. Tout membre externe est nommé pour un mandat maximal de quatre (4) ans, avec possibilité de renouvellement pour un mandat additionnel maximal de quatre (4) ans.

Le directeur général est membre d’office sans droit de vote du Comité.

Chaque membre du Comité (le « Membre ») demeure en fonction jusqu’à la nomination de son successeur, à moins qu’il ne démissionne, soit révoqué par résolution du conseil d’administration ou cesse de toute autre manière de siéger au conseil d’administration.

4. Fonctions et responsabilités

Les fonctions principales du Comité consistent à :

1. Supervision des politiques et procédures de gouvernance :
   1. Procéder à l’examen périodique des règlements administratifs de la FCRR et recommander toute modification au conseil d’administration, le cas échéant.
   2. Superviser l’élaboration et la mise en œuvre de la politique de gouvernance de la FCRR, et en assurer la révision selon un calendrier préétabli.
   3. Superviser l’élaboration et la mise en œuvre du cadre d’éthique et de gestion des conflits d’intérêts de la FCRR, et en assurer la révision selon un calendrier préétabli.
   4. Superviser l’élaboration et l’application d’un calendrier de révision des autres politiques organisationnelles relevant de la compétence du conseil d’administration; l’examen d’une politique spécifique peut être dévolu à un autre comité selon la nature du sujet.
   5. Évaluer régulièrement les processus et procédures du conseil d’administration afin d’optimiser de manière continue l’efficacité et l’efficience de ses activités, conformément aux meilleures pratiques de gouvernance. Cela implique notamment de veiller à ce que :
      
      • Les procédures, structures et processus requis soient en place pour garantir l’indépendance du conseil d’administration à l’égard de la direction et l’absence de tout conflit d’intérêts; et que
      • Le conseil d’administration dispose de l’accès aux informations nécessaires à l’exercice de ses responsabilités et à la prise de décisions éclairées.
2. Soutien au processus de nomination du gouvernement :
   1. Élaborer et tenir à jour le profil de compétences du conseil d’administration afin de déterminer les qualifications, les connaissances et l’expérience requises en son sein, selon l’évolution des besoins.
   2. Prêter assistance à la présidence dans la formulation de recommandations au ministre concernant les nominations au conseil d’administration, en évaluant les écarts existants au regard des exigences établies.
   3. Prêter assistance à la présidence relativement à tout avis sollicité par le ministre concernant la nomination du directeur général ou de la directrice générale.
3. Accueil, orientation et formation continue :
   1. S’assurer que les nouveaux membres nommés au conseil d’administration bénéficient d’une intégration et d’un accueil appropriés quant à l’historique, au mandat, aux priorités stratégiques, aux programmes et au cadre de gouvernance de la FCRR.
   2. Promouvoir et évaluer les possibilités de formation continue et d’apprentissage, et formuler les recommandations nécessaires le cas échéant.
4. Structure et composition des comités :
   1. Procéder à l’examen périodique du mandat de l’ensemble des comités du conseil d’administration afin de veiller à ce qu’ils soient conformes aux meilleures pratiques et aux exigences opérationnelles.
   2. Formuler des recommandations à l’intention du conseil d’administration concernant la structure des comités de la FCRR et la nomination de ses membres au sein de ces comités.
   3. Évaluer l’opportunité de nommer des membres externes au sein des comités permanents de la FCRR, en concertation avec les comités visés, et soumettre les recommandations nécessaires au conseil d’administration.
5. Suivi de l’efficacité du système de gouvernance de la FCRR :
   1. Assister le conseil d’administration dans l’élaboration et le déploiement de son programme d’évaluation.

5. Fréquence des réunions

Le Comité se réunit conformément au calendrier établi par le conseil d’administration pour ses propres réunions et celles de ses comités, ou au besoin, à la demande de la présidence du Comité.

6. Quorum et vote

La majorité des membres votants constitue le quorum lors de toute séance du Comité. Chaque membre votant dispose d’une voix.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité des voix, le président du Comité ne dispose pas d’une voix prépondérante, et la proposition est réputée rejetée.

En cas de nécessité d’un vote électronique entre les séances, le quorum est réputé atteint lorsqu’au moins les deux tiers des membres votants expriment leur suffrage par courrier électronique. Toute mesure adoptée par de tels moyens électroniques doit être consignée au procès-verbal de la séance subséquente du Comité dûment convoquée.

7. Remboursement des frais

Les membres se verront rembourser les frais inhérents à leur participation aux réunions du Comité, conformément à la politique du conseil d’administration de la FCRR en matière de déplacements et de frais d’hébergement.

8. Révision

Le Comité des ressources humaines révise ses mandats tous les trois ans — ou plus fréquemment si nécessaire — dans le cadre de l’examen triennal de l’ensemble des mandats des comités par le comité de gouvernance.

Règlement administratif no 4 : Mandat du comité des finances et de l’audit

Date d’entrée en vigueur :	Le 17 juin 2025, par résolution du conseil d’administration
Calendrier de révision :	Au moins tous les trois ans
Versions antérieures	Approuvé par le conseil d’administration le 22 septembre 2013 Modifié par le conseil d’administration le 20 septembre 2015 Nouvelle modification le 29 octobre 2016 Nouvelle modification le 19 avril 2020 Nouvelle modification le 10 juillet 2020 Nouvelle modification le 23 mai 2024 Nouvelle modification le 20 mars 2025

1. Introduction

Le comité des finances et de l’audit (le « Comité ») est un comité permanent du conseil d’administration (le « Conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il s’inscrit dans le cadre de gouvernance au sein duquel le Conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.

En tant que comité permanent, le Comité relève du Conseil, lequel est ultimement responsable de l’intégrité de la gestion, du contrôle et des rapports financiers de la FCRR. Le Comité ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel autonome en propre.

La FCRR est assujettie à certaines dispositions de la partie X de la Loi sur la gestion des finances publiques (la « LGFP »)[1], notamment celles régissant le rôle des comités de vérification ainsi que les fonctions de l’audit externe et interne au sein des sociétés d’État. Le Bureau du vérificateur général (le « BVG ») a été nommé par le gouverneur en conseil à titre d’auditeur externe de la FCRR, et est chargé de procéder à l’audit des états financiers de fin d’exercice de la Fondation. Le BVG est également investi de la responsabilité de mener les examens spéciaux périodiques prescrits par la LGFP.

[1] Les articles 89.8 à 89.92, le paragraphe 105(2) et les articles 113.1, 131 à 148 et 154.01 s’appliquent à la FCRR en vertu de la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales

2. Mandat

Le comité des finances et d’audit a pour mandat de :

• S’acquitter de l’ensemble des fonctions dévolues au comité d’audit d’une société d’État aux termes de l’article 148 de la partie X de la LGFP, relativement à :
  • L’information financière;
  • L’audit interne;
  • L’audit externe annuel effectué par le BVG;
  • L’examen spécial mené périodiquement par le BVG
• Assister le Conseil afin de garantir la responsabilité budgétaire et de superviser la planification financière, la présentation de l’information financière ainsi que les principales politiques et activités financières, notamment en :
  • Révisant et en recommandant le budget annuel de la FCRR, en effectuant le suivi des résultats financiers trimestriels et en recommandant des modifications au budget;
  • Fournissant des conseils et en formulant des recommandations au Conseil concernant les politiques financières importantes, et en exerçant toute fonction qui pourrait lui être attribuée en vertu de ces politiques.
• Assumer toutes autres fonctions que le conseil d’administration peut lui confier, y compris celles qui s’avèrent nécessaires pour encadrer les activités de collecte de fonds de la FCRR.

3. Composition et durée du mandat

Composition :

Le Comité est composé d’un minimum de quatre (4) et d’un maximum de sept (7) membres investis du droit de vote (les « membres votants »), nommés par le conseil d’administration sur recommandation du comité de gouvernance.

Conformément à la LGFP, tous les membres du Comité doivent être membres du conseil d’administration et ne peuvent être des dirigeants ni des employés de la FCRR. Il est entendu que le directeur général peut être invité à assister aux réunions du Comité, mais qu’il n’en est pas membre d’office.

Les membres votants comprennent :

1. Un président de comité, nommé par le conseil d’administration parmi les membres du conseil, sur recommandation du président du conseil d’administration :
   1. Le président du Comité siège en tant que membre d’office et votant du comité d’investissement.
2. Le président du conseil d’administration, qui est membre votant d’office de tous les comités;
   1. Entre deux (2) et cinq (5) membres supplémentaires du conseil d’administration.

Les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) — y compris l’équipe chargée de l’audit annuel et les examinateurs menant tout examen spécial (l’« auditeur » et/ou l’« examinateur ») — reçoivent avis de chaque réunion du Comité et sont habilités à y assister ainsi qu’à y prendre la parole. Il est de pratique courante que le Comité tienne une séance à huis clos avec les représentants du BVG lors de chaque réunion.

Durée du mandat :

Chaque membre votant demeure en fonction jusqu’à la nomination de son successeur, à moins qu’il ne démissionne, ne soit destitué par résolution du conseil d’administration ou ne cesse d’une autre manière de siéger au conseil d’administration.

Compétences requises :

La FCRR reconnaît l’importance que les membres siégeant au sein de son comité des finances et d’audit soient dotés d’une littératie et d’une expertise financières — idéalement avec au moins un membre titulaire d’un titre comptable. Si ces compétences font défaut parmi les administrateurs nommés, le comité s’efforcera d’offrir une formation à ses membres afin d’optimiser leur aptitude à s’acquitter de leurs fonctions.

4. Fonctions et responsabilités

Le comité des finances et de l’audit est investi des fonctions et responsabilités principales suivantes :

1. Informations financières :
   • Prêter assistance au conseil d’administration dans l’exercice de ses responsabilités relatives à l’exactitude et à l’intégrité des rapports financiers de la Fondation, en procédant à l’examen des états financiers annuels audités devant être intégrés au rapport annuel de la FCRR, et en formulant des recommandations à cet égard. Cette fonction comprend l’analyse du rapport de gestion (le « RDG »), lequel est constitutif de l’information financière annuelle soumise au Parlement.
2. Audit externe :
   • Examiner et formuler des commentaires sur le plan du BVG relatif à l’audit d’attestation de fin d’exercice, lequel vise à vérifier les états financiers, les comptes et les registres de la FCRR.
   • Examiner le rapport du BVG portant sur son audit de fin d’exercice et conseiller le conseil d’administration à cet égard.
   • Veiller à ce que la direction élabore des plans d’action afin de donner suite aux recommandations découlant de l’audit annuel du BVG, et assurer le suivi de la mise en œuvre de ces plans.
3. Audit interne :
   • Approuver le plan d’audit interne et superviser la réalisation des audits internes menés par la FCRR.
   • S’assurer que la direction a établi des plans d’action pour donner suite aux recommandations issues des audits internes, et veiller au suivi de la mise en œuvre de ces plans.
4. Examens spéciaux :
   • Lors de tout examen spécial mené par le BVG, analyser le plan de travail ainsi que le rapport de l’examen spécial, et formuler des avis à l’intention du conseil d’administration.
   • S’assurer que la direction a établi des plans d’action pour donner suite aux recommandations découlant de l’examen spécial, et veiller au suivi de la mise en œuvre de ces plans.
5. Budgets et suivi de la performance financière en cours d’exercice :
   • Procéder à l’examen du budget annuel de la FCRR et en recommander l’approbation par le conseil d’administration, notamment en s’assurant de sa conformité avec les plans stratégiques et opérationnels de la FCRR.
   • Procéder à l’examen des rapports trimestriels sur les écarts, conseiller le conseil d’administration à cet égard et recommander, sur l’avis de la direction, toute modification budgétaire requise.
   • Recevoir les versions électroniques des états financiers trimestriels non audités aux fins de publication sur le site Web de la FCRR.
6. Politiques financières :
   • Conseiller le conseil d’administration et lui formuler des recommandations relativement aux politiques financières d’importance, et exercer toute fonction qui pourrait lui être dévolue en vertu desdites politiques.
7. Liaison avec le comité d’investissement :
   • Identifier tout besoin potentiel de transfert de fonds du Fonds de dotation vers la FCRR et en aviser le comité d’investissement, dans l’éventualité où la Fondation ne disposerait que d’options financières limitées ou d’un accès restreint aux ressources nécessaires à la réalisation de sa mission fondamentale et au maintien de ses activités.
8. Gestion des risques et contrôles internes :
   • Assurer la surveillance du cadre de gestion des risques et des systèmes de contrôle interne de la FCRR, et veiller à ce que la direction générale en soit pleinement responsable.
9. Exercer toute autre fonction qui pourrait lui être confiée par le conseil d’administration, notamment celles requises pour superviser les activités de collecte de fonds de la FCRR.

5. Fréquence des réunions

Le Comité se réunit conformément au calendrier établi par le conseil d’administration pour ses propres séances et celles de ses comités — sous réserve que ledit calendrier respecte les obligations légales de la FCRR — ou au besoin, à la demande de la présidence du Comité. En conformité avec la LGFP, l’auditeur, l’examinateur ou tout membre du Comité peut également convoquer une séance si les circonstances le justifient.

6. Quorum et vote

La majorité des membres votants constitue le quorum lors de toute séance du Comité. Chaque membre votant dispose d’une voix.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité des voix, le président du Comité ne dispose pas d’une voix prépondérante, et la proposition est réputée rejetée.

En cas de nécessité d’un vote électronique entre les séances, le quorum est réputé atteint lorsqu’au moins les deux tiers des membres votants expriment leur suffrage par courrier électronique. Toute mesure adoptée par de tels moyens électroniques doit être consignée au procès-verbal de la séance subséquente du Comité dûment convoquée.

7. Remboursement des frais

Les membres se verront rembourser les frais inhérents à leur participation aux réunions du Comité, conformément à la politique du conseil d’administration de la FCRR en matière de déplacements et de frais d’hébergement.

Règlement administratif no 5 : Mandat du comité de placement

Date d’entrée en vigueur :	Le 17 juin 2025, par résolution du conseil d’administration
Calendrier de révision :	Au moins tous les trois ans
Examen obligatoire :	Immédiatement après toute modification de l’énoncé de politique de placement qui touche les fonctions et responsabilités du Comité
Versions antérieures	Approuvé par le conseil d’administration le 22 septembre 2013 Modifié par le conseil d’administration le 19 avril 2020 Nouvelle modification le 25 mai 2023 Nouvelle modification le 20 mars 2025

1. Introduction

Le comité de placement (le « Comité ») est un comité permanent du conseil d’administration (le « Conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il s’inscrit dans le cadre de gouvernance au sein duquel le Conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.

En tant que comité permanent, le Comité relève du Conseil, lequel est ultimement responsable du placement des actifs de la Fondation; le Comité ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel autonome en propre.

2. Mandat

Le Comité a pour mandat d’assister le conseil d’administration dans l’exercice de sa responsabilité fiduciaire relative à la surveillance prudente du Fonds de dotation de la FCRR (le « Fonds »), établi en vertu de l’article 22 de la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales (la « Loi »). Plus particulièrement, le Comité appuie le conseil d’administration afin de garantir que les actifs du Fonds sont gérés conformément à l’énoncé des politiques de placement (l’« ÉPP »), tel qu’adopté et révisé périodiquement par le conseil d’administration.

3. Composition et durée du mandat

Composition :

Le Comité est composé d’au moins quatre (4) et d’au plus sept (7) membres votants, répartis comme suit :

• Le président du conseil d’administration de la FCRR;
• Le président du comité de placement de la FCRR, nommé par le conseil d’administration;
• Le président du comité des finances et de l’audit de la FCRR;
• Des membres nommés parmi les administrateurs du conseil qui devraient — dans la mesure du possible compte tenu de la composition du Conseil à ce moment-là — posséder des compétences financières et détenir des connaissances ou de l’expérience en matière financière et de placement; et
• Des membres externes qualifiés, recommandés par le président du Comité et agréés par le conseil d’administration.

Le directeur général de la FCRR est membre d’office, sans droit de vote, du Comité.

Durée du mandat :
Les nominations au sein du Comité sont prononcées pour un mandat d’une durée maximale de trois ans, renouvelables une seule fois pour une période ne pouvant excéder deux ans. Lorsqu’il procède aux nominations, le conseil d’administration s’efforce par tout moyen de garantir la continuité des travaux et d’éviter l’expiration simultanée de plusieurs mandats.

4. Quorum et vote

La majorité des membres votants constitue le quorum lors de toute séance du Comité. Chaque membre votant dispose d’une voix. Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité des voix, le président du Comité ne dispose pas d’une voix prépondérante, et la proposition est réputée rejetée. Nonobstant ce qui précède, le Comité ne peut formuler de recommandation à l’intention du Conseil à moins qu’une majorité des membres du Conseil siégeant au sein dudit Comité n’ait voté en faveur de la proposition.

En cas de nécessité d’un vote électronique entre les séances, le quorum est réputé atteint lorsqu’au moins les deux tiers des membres votants expriment leur suffrage par courrier électronique. Toute mesure adoptée par de tels moyens électroniques doit être consignée au procès-verbal de la séance subséquente du Comité dûment convoquée.

5. Fonctions et responsabilités

Les fonctions principales du Comité consistent à :

• Conseiller le conseil d’administration quant à la sélection du gestionnaire de fonds de placement (le « Gestionnaire »);
• Procéder périodiquement à l’examen de l’ÉPP et recommander toute modification requise;
• Obtenir les assurances nécessaires et s’assurer que le Fonds est géré en stricte conformité avec l’ÉPP, et que son rendement est conforme aux indices de référence et aux objectifs qui y sont établis.

L’article 6.2 de l’ÉPP définit les responsabilités spécifiques du Comité. Toute modification des fonctions décrites dans l’ÉPP requiert une modification corrélative du présent mandat.

 

Le Comité d’investissement est chargé de :

• maintenir une connaissance raisonnable des exigences et contraintes légales et réglementaires applicables au portefeuille, en sollicitant l’avis de conseillers juridiques ou professionnels externes, selon qu’il convient;
• formuler des recommandations à l’intention du conseil d’administration concernant la sélection, la nomination ou la révocation du Gestionnaire;
• assurer le suivi du rendement du portefeuille sur une base trimestrielle lors de la réunion du Comité, une période minimale de 15 minutes devant être réservée à une séance à huis clos;
• procéder, sur une base annuelle, à l’examen de l’ÉPP de la Fondation et recommander toute modification appropriée;

• formuler des recommandations à l’intention du conseil d’administration concernant le mandat du Gestionnaire, lesdites recommandations devant être conformes aux dispositions de la présente ÉPP;

• veiller à ce que le Gestionnaire soit avisé de toute modification apportée à ses mandats;

• informer le Gestionnaire du calendrier et du montant de tout flux de trésorerie provenant du portefeuille, selon les directives de la direction de la FCRR;

• enjoindre au Gestionnaire d’exclure tout actif, titre ou catégorie de placement, conformément aux dispositions de la présente ÉPP;

• prendre, à la lumière des recommandations du Gestionnaire, les mesures appropriées afin de veiller au rééquilibrage du portefeuille, au besoin;

• procéder, tous les deux ans, à l’examen du rendement du Gestionnaire et recommander la reconduction du contrat de services consultatifs, si cela est jugé opportun; et

• rendre compte des activités du Comité au conseil d’administration.

• Advenant que la valeur marchande du Fonds de dotation devienne inférieure au capital initial reçu de 24 millions de dollars (ce qui demeure possible en raison des fluctuations incontrôlables du marché), le Comité est tenu d’adopter la ligne de conduite suivante :

  • solliciter, par l’entremise de la présidence du Comité, la convocation d’une réunion d’urgence de celui-ci afin d’évaluer la situation avec le Gestionnaire et d’envisager la ou les mesures réalisables jugées opportunes;
  • aviser le conseil d’administration de la situation, par l’entremise de la présidence, et recommander toute mesure que le Comité juge opportune et qui requiert la délibération et l’approbation du conseil d’administration;
  • assurer le suivi du rendement du portefeuille sur une base mensuelle.

6. Examen trimestriel du rendement du fonds et fréquence des réunions

Le conseiller en placement est tenu de transmettre au Comité, par l’intermédiaire du secrétaire de la société, une copie électronique des états trimestriels dans un délai d’un mois suivant la clôture du trimestre écoulé.

Le Comité se réunit normalement avec le conseiller en placement au moins trois fois par exercice, préalablement aux séances ordinaires du conseil d’administration, soit en présentiel, soit par des moyens de communication électronique. Ces séances ont pour objet :

• D’examiner, conjointement avec le conseiller en placement, le rendement du Fonds ainsi que sa conformité avec l’énoncé des politiques de placement (ÉPP);
• D’étudier toute recommandation formulée par le conseiller en placement; et
• De procéder, au moins une fois par an, à la révision de l’énoncé des politiques de placement (ÉPP).

Une séance à huis clos est systématiquement planifiée au terme de chacune de ces deux réunions, hors la présence du conseiller en placement.

Des réunions extraordinaires peuvent également être convoquées à l’initiative du président du Comité ou à la demande d’un membre du Comité, sous réserve de l’assentiment de la majorité des membres de celui-ci.

7. Remboursement des frais

Les membres se verront rembourser les frais inhérents à leur participation aux réunions du Comité, conformément à la politique du conseil d’administration de la FCRR en matière de déplacements et de frais d’hébergement.

Règlement administratif no 6 : Mandat du comité des ressources humaines

Date d’entrée en vigueur :	Le 17 juin 2025, par résolution du conseil d’administration
Calendrier de révision :	Au moins tous les trois ans
Versions antérieures	Approuvé par le conseil d’administration le 22 septembre 2013 Nouvelle modification le 21 novembre 2023 Nouvelle modification le 20 mars 2025

1. Introduction

Le Comité des ressources humaines (le « Comité ») est un comité permanent du conseil d’administration (le « Conseil ») de la Fondation canadienne des relations raciales (la « FCRR »; la « Fondation »). À ce titre, il s’inscrit dans le cadre de gouvernance au sein duquel le Conseil, assisté de ses comités, dirige et supervise les affaires de la Fondation.

En tant que comité permanent, le Comité relève du Conseil, lequel est ultimement responsable de la direction et de la surveillance des ressources humaines de la FCRR. Le Comité ne dispose d’aucun pouvoir décisionnel autonome en propre.

2. Mandat

Le Comité a pour mandat d’appuyer le Conseil dans l’exercice de ses fonctions de surveillance et de définir les orientations stratégiques liées à la gestion des ressources humaines de la FCRR.

3. Composition et durée du mandat

Le Comité est composé d’au moins quatre (4) et d’au plus sept (7) membres ayant le droit de vote (les « membres votants »), nommés par le conseil d’administration sur recommandation du comité de gouvernance. Les membres votants comprennent :

• Un président du Comité, nommé par le conseil d’administration parmi les administrateurs, sur recommandation du président du conseil d’administration;
• Le président du conseil d’administration, qui est membre d’office avec droit de vote de tous les comités;
• Des membres du conseil d’administration; et
• Un maximum de deux (2) membres externes, lorsque des compétences additionnelles sont jugées requises ou bénéfiques, pourvu que le nombre de membres externes ne constitue pas la majorité des membres votants. Tout membre externe est nommé pour un mandat maximal de quatre (4) ans, avec possibilité de renouvellement pour un mandat additionnel maximal de quatre (4) ans.

Le directeur général est membre d’office sans droit de vote du Comité
Chaque membre du Comité (le « Membre ») demeure en fonction jusqu’à la nomination de son successeur, à moins qu’il ne démissionne, soit révoqué par résolution du conseil d’administration ou cesse de toute autre manière de siéger au conseil d’administration.

4. Fonctions et responsabilités

Les fonctions principales du Comité consistent à :

• Formuler des recommandations au conseil d’administration et procéder, selon un calendrier établi, à la révision :
  • de la Politique des ressources humaines de la FCRR, laquelle énonce les orientations directrices permettant à la direction de concevoir et d’appliquer les politiques opérationnelles, directives et procédures requises pour assurer une saine gestion des ressources humaines;
  • de la politique de rémunération de la FCRR applicable aux cadres supérieurs, à l’exclusion du directeur général;
  • de tout autre document ou dossier déterminé périodiquement.
• Soutenir le conseil d’administration dans l’élaboration de l’entente de rendement annuelle et la conduite de l’évaluation annuelle du rendement du directeur général, en conformité avec le Programme de gestion du rendement des premiers dirigeants de sociétés d’État, tel que modifié ponctuellement par le Bureau du Conseil privé;
• Soutenir le conseil d’administration dans le cadre des consultations menées par le ministre responsable relativement à la nomination du directeur général par le gouverneur en conseil, conformément au paragraphe 9(2) de la Loi sur la Fondation canadienne des relations raciales;
• Garantir l’existence et l’efficacité d’un plan de relève d’urgence visant le poste de directeur général; et
  Prendre connaissance des rapports et des activités liés aux ressources humaines, dans la mesure requise pour permettre au conseil d’administration d’exercer pleinement ses responsabilités de surveillance.

5. Fréquence des réunions

Le Comité se réunit conformément au calendrier établi par le conseil d’administration pour ses propres réunions et celles de ses comités, ou au besoin, à la demande de la présidence du Comité.

6. Quorum et vote

La majorité des membres votants constitue le quorum lors de toute séance du Comité. Chaque membre votant dispose d’une voix.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité des voix, le président du Comité ne dispose pas d’une voix prépondérante, et la proposition est réputée rejetée.

En cas de nécessité d’un vote électronique entre les séances, le quorum est réputé atteint lorsqu’au moins les deux tiers des membres votants expriment leur suffrage par courrier électronique. Toute mesure adoptée par de tels moyens électroniques doit être consignée au procès-verbal de la séance subséquente du Comité dûment convoquée.

7. Remboursement des frais

Les membres se verront rembourser les frais inhérents à leur participation aux réunions du Comité, conformément à la politique du conseil d’administration de la FCRR en matière de déplacements et de frais d’hébergement.

8. Révision

Le Comité des ressources humaines révise ses mandats tous les trois ans — ou plus fréquemment si nécessaire — dans le cadre de l’examen triennal de l’ensemble des mandats des comités par le comité de gouvernance.